¿Cómo hacer un Business Case en RRHH?

¿Cuántas veces has escuchado, que el capital humano es el activo más importante de tu empresa?

¿Entonces por qué pasas tanto trabajo para convencer a tus directivos, para que te aprueben un programa de mejoras que va a impactar en el capital humano?

¿Por qué a otras áreas se le priorizan recursos y tiempo para sus proyectos y a RRHH casi siempre le posponen sus iniciativas de mejoras?

¿Cómo vas a armar un Business Case efectivo en RRHH?

Sigue leyendo el post y encontrarás algunas claves, que me han funcionado.

Muchas pueden ser tus respuestas, pero desde mi punto de vista y mi experiencia personal, la mayoría van a tener un denominador común: los profesionales de RRHH tenemos problemas a la hora de vender un proyecto dentro de nuestras organizaciones.

Causa fundamental: porque no sabemos demostrar y comunicar el impacto y los beneficios tangibles, en los resultados finales de nuestras organizaciones.

Posible Solución: Arma un Business Case efectivo, para cada programa que consideres va impactar en la estrategia de tu organización, ejecútalo y evalúa sus resultados.

¿Qué es un Business Case aplicado a RRHH?

 

Un Business Case o Caso de Negocio, es la justificación de alguna actividad en RRHH, emprendida por tu empresa. Puede ser un programa para mejorar la retención del personal, para mejorar el clima laboral, para mejorar la compensación salarial, etc.

En mis inicios como profesional de RRHH, manejábamos el término de viabilidad económica de los proyectos de RRHH.

De manera resumida no es más que elaborar un documento, donde se sopesen o ponderen los plazos, costos y riesgos de realizar la actividad o programa de RRHH que quieres priorizar, frente a los beneficios que se obtendrían.

Y aquí viene el primer gran problema, (yo diría el más grande), nuestra dificultad para medir Beneficios en los Programas de RRHH.

A continuación, te voy a explicar los pasos fundamentales de un Business Case, a través de una experiencia real, pero explicando solo las lecciones desde el punto de vista del área de RRHH.

Identifica la necesidad:

Corría el año 2004 y estaba al frente de un Equipo de RRHH en una empresa pesquera cubana, como Especialista Principal (aún no me habían promocionado a Director)

En una de nuestras Unidades de Negocio, además de las capturas de pescado, se procesaba masa de cangrejo, en pocas cantidades (debido a problemas organizativos y de motivación), no llegaba a una tonelada durante los 6 meses que duraba la campaña productiva.  

El procesamiento del cangrejo (una especie que habitaba en tierra, no en el mar) era un proceso engorroso, donde todo se hacía manualmente, una labor poco remunerada, con fuerte competencia de personas nativas del lugar, que capturaban, procesaban y vendían los cangrejos de forma ilegal.

Define el objetivo:

Para la Empresa, apareció una gran oportunidad de negocios con un empresario extranjero y se decidió por el grupo empresarial al que pertenecía nuestra empresa pesquera, que le presentáramos un Proyecto Integral, que propiciara producir más masa de cangrejo (hasta 10 toneladas), con mayor calidad, de manera estable y que teníamos un mes para hacerlo, para ellos tomar la decisión de aprobarnos las inversiones necesarias.

Identifica alternativas:

Se creó un Grupo de Trabajo, para estudiar varias alternativas, donde tuve la dicha de participar, de aprender a trabajar en equipos multidisciplinarios y aportar mis conocimientos en RRHH.

Básicamente mi función principal fue diseñar un sistema de pago o de retribución variable que fuera estimulante no solo para los trabajadores que ya teníamos, sino para atraer, reclutar y seleccionar nuevos procesadores, con las competencias requeridas para este tipo de trabajo.

La idea era que se incorporaran al mercado laboral formal, todas aquellas personas que lo hacían de forma ilegal e incumpliendo con las medidas del medio ambiente. Por un lado, íbamos a aprovechar sus excepcionales habilidades (eran lugareños) y por otro íbamos a resolver un problema social comunitario y medioambiental.

Analiza las finanzas:

Personalmente ayudé a darle un mejor enfoque económico, a las tasas de pago propuestas por un colega, es decir tratar que los elementos salariales incluidos en la ficha de costos del kilogramo de masa de cangrejo, estuviera en los niveles aceptables, para lograr márgenes de utilidad prestablecidos por los especialistas en finanzas.

En fin, les pudimos demostrar con números, que, si gastábamos más dinero en retribución variable, con unos objetivos empresariales prestablecidos a lograr, unido a la compra de más y mejores medios de protección, el Proyecto sería un éxito.

Selecciona la mejor alternativa:

Para ser honesto conmigo mismo y con mi historia, la propuesta del sistema de retribución variable que finalmente se aprobó (hubo 3 propuestas) nació de otra persona, de un especialista de la propia unidad de negocios.

Se tomaron en cuenta varios factores, dentro de ellos, que el sistema fuera entendible por los trabajadores, que ellos mismos pudieran sacar sus cuentas.

Valora los riesgos:

Se identificaron todos los riesgos que se visualizaban en el Proyecto Integral, es decir aquellos eventos, que si ocurrían, impactaban negativamente al proyecto y al logro de los objetivos empresariales.

De ellos, los más importantes relacionados con RRHH, estuvieron asociados a la capacitación del personal en temas de calidad y los riesgos de seguridad y salud del trabajo, sobre todo en el proceso de cocción de los cangrejos.

Valora y comunica los Beneficios del Proyecto:

¿Cómo terminó esta historia que jamás olvidaré?

Beneficios:

§  Se multiplicó por 9, los niveles productivos, de un año para otro (2004/2003)

§  Se amplió la fuerza de trabajo especializada, dando empleo formal a un grupo grande de personas que trabajaban de forma ilegal.

§  Aumentó considerablemente la calidad del producto y del empaque donde se comercializaba.

§  Aumentaron considerablemente los ingresos personales de los trabajadores. (la retribución promedio en dólares más alta del país en este sector)

§  Aumentaron los Ingresos por Ventas y Exportaciones de la Empresa.

§  Disminuyeron los costos de producción (unitarios) de un año para otro.

§  Aumentaron exponencialmente las utilidades en esta actividad.

§  Se recuperó la inversión antes del tiempo planificado.

Al final, se pudo demostrar y comunicar a toda la Empresa, que el Proyecto Integral, fue exitoso y dentro de éste, el Sistema de Retribución Variable utilizado, fue muy Efectivo y jugó un papel determinante en el cumplimiento de los Objetivos para el cual fue diseñado e implementado.

La próxima vez que vayas a presentar un Programa de Mejoras en RRHH, recuerda presentarlo en formato de Business Case y seguramente, los decisores, te tomarán en serio y verán con buenos ojos tus intenciones.

La clave: mostrar y demostrar, cuánto te cuesta y cuánto beneficio trae de vuelta.

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¿Sigues pensado que el Business Case es para otras áreas y no para RRHH?