¿Qué necesitas para medir en RRHH? 5 claves.

Varios amigos, estudiantes y colegas, me han escrito y me han insistido, en que comparta mis experiencias, sobre las Claves que se necesitan tener en cuenta para medir en RRHH y con mucho gusto lo haré en este post.

Antes quiero recordarte, que una de las habilidades que mejores resultados me ha dado como directivo y profesional de RRHH, es sin dudas, la capacidad de medición y de análisis, de los principales objetivos y prioridades en la gestión de personas.

 A continuación te cuento 5 claves para medir en RRHH:

1. Conocimientos básicos para medir.

§  Por el momento, con los conocimientos básicos de matemática que posees, es suficiente para arrancar.

§  Después, si necesitas introducir análisis más sofisticados, si deberás incorporar nuevos conocimientos de estadísticas y procesamiento de datos.

§  Estudio de los referentes en este tema: Es imprescindible que te estudies las obras de los clásicos, sobre todo, la lectura de las obras de Jac Fitz-enz, (How to measure HRM.  Jac Fitz-enz. 2^nd edition.  McGraw-Hill, inc. USA. 1995), que te va estimular la curiosidad por medir, los 4 libros  de Robert Kaplan y David Norton y uno muy especial de Paul Niven, relacionadas con el Cuadro de Mando Integral.

§  Estudio de buenas prácticas: Investiga y busca casos prácticos que te ayuden a entender mejor el tema.

§  Participa en eventos, encuentros, cursos y seminarios, donde se expongan buenas prácticas o métodos de mediciones.

2. Contar con objetivos de RRHH y saber traducirlos en indicadores.

§  Revisa si los actuales objetivos de tu gestión de personas, apoyan a la estrategia de tu Empresa en toda su magnitud.

§  Debes asegurarte que tus Objetivos de RRHH, reflejen fielmente o den respuestas, a las prioridades, necesidades y expectativas de tus directivos en materia de gestión de personas y además, asegurarte que van en la misma dirección que los Objetivos de tu empresa.

Ejemplo # 1: Imagina que tu Empresa tenga como un Objetivo importante para el año, “Reducir sus Costos en un 20% en relación con el año anterior”.

¿Crees tú, que sería oportuno y adecuado proponer desde RRHH, aumentar la plantilla, incrementar salarios? Realmente no parece aconsejable en este caso.

En mi experiencia, en estos casos es mejor identificar objetivos que guarden relación directa con la reducción de costos, como por ejemplo, “Reducir en un 10% los gastos en el proceso de selección del personal”

Ejemplo: # 2: O imagina que tu Empresa quiera “Crecer, introduciendo nuevas tecnologías” y que desde RRHH tú propongas “Reducir las inversiones en Capacitación en un 50%”. ¿Sería lo más indicado?

En este caso, lo más aconsejable sería lo contrario, “Incrementar las inversiones en Capacitación en el porcentaje que decidas conveniente”, para al menos hacer frente a esas nuevas Tecnologías.

¿Vas captando las diferencias?

Por lo tanto, tienes que asegurarte que tus objetivos de RRHH vayan en la misma dirección que los Objetivos de tu empresa, de lo contrario corres el riesgo que en vez de apoyar los objetivos de tu empresa los estés entorpeciendo.

§  Tienes que ser capaz de traducir estos objetivos en indicadores o KPIs, con sus respectivas fórmulas de cálculo.

§  Teniendo bien definidos tus Objetivos de RRHH, identificar los KPI’s asociados es muy fácil, muy simple.

§  Si tienes un KPI de RRHH, entonces este debe estar vinculado a algún tipo de objetivo de RRHH. Si tienes un KPI que no está vinculado a ningún objetivo, probablemente no necesites este KPI en este momento, ya que no tiene nada que ver con los objetivos de tu empresa, ni con los objetivos de RRHH.

     

     Entonces ¿Qué debes hacer?

§  Observa detenidamente las características del resultado esperado, implícitas en cada uno de los Objetivos de RRHH que ya te trazaste y define los KPI’s asociados.

§  Por ejemplo, pensemos en un Objetivo de RRHH, “Incrementar las cuantías de retribución variable a los trabajadores claves en un 20%, respecto al año anterior”

§  Comprueba que puedes identificar claramente el KPI asociado, que en este caso sería, “Cuantías promedios de retribución variable de los trabajadores claves”.

§  Es muy importante la claridad en la definición del Objetivo. Asume o deja claro en el Objetivo, que son “promedios”, porque no es lo mismo aumentar el Monto Total, que el Monto promedio, Ejemplo: Puedes haber gastado 100.0 Miles USD en 100 trabajadores claves, el año anterior, que te da un promedio de $1000 y sin embargo puedes gastar 150.0 MUSD el otro año, 50 mil más, pero en 200 trabajadores y serían 750 como promedio. ¿Ves las diferencias?

Lectura recomendada: ¿Cómo definir tus objetivos RRHH para el 2019? Mis 7 consejos para ti

3. Elaborar un Cronograma o una Hoja de Ruta para llevar a cabo el Proyecto de Mediciones.

§  Te recomiendo que identifiques las actividades fundamentales para llevar a cabo el proceso de conformación de tu sistema de medición o sistema de indicadores en RRHH, los tiempos estimados de cada una de ellas y mostrarlo de una forma simple y directa, a través de un Diagrama de Gantt.

§  Mi experiencia me ha confirmado que nunca son exactos los tiempos estimados, pero sin dudas sería muy caótico, si no se planificara antes.

4. Utilizar procedimientos y herramientas para medir.

§Te presento mi procedimiento general de tan solo 5 pasos, en esta grafica que se explica por sí sola:

§  

Empieza con mediciones sencillas en Excel: a mí y a mis equipos nos han dado resultados extraordinarios. No lo creas anticuado, te recomiendo la lectura del artículo en la revista HRSM, “HR Strategy and Planning Excellence Essentials, No de febrero de 2016, página 24, Top 5 HR Analytics Fallacy List (las 5 falacias en temas de HR Analytics) y una precisamente era, el no uso de Excel por considerarlo anticuado. La autora, Tracey Smith, prestigiosa consultora y una de las “Top 50 Global Influencers in HR Analytics”, aconseja el uso de Excel, ya que a pesar de que nos han animado a pensar que Excel es viejo mundo y que debemos utilizar herramientas más avanzadas, utilizar Excel, prácticamente da los mismos resultados.

§  Utiliza las nuevas tecnologías: De todas maneras sería muy ingenuo si no te recomendara aplicar las nuevas tecnologías, que facilitan en gran medida los cálculos y te dan una fiabilidad, difícil de obtener, cuando manejas grandes cantidades de datos o de fuentes.

§  Recomendado: Por cierto, dentro de muy poco, saldrá al Mercado, MetroKPI, una aplicación informática intuitiva y fácil de usar, que he desarrollado en mi empresa PhemSoft y que permite la creación, medición, análisis y mejora de la Estrategia de RRHH, a través de poderosos KPI’s, utilizando el Cuadro de Mando Integral y metodologías propias de análisis de efectividad.

§  ¿Te gustaría probar gratuitamente esta aplicación por 14 días? Escríbeme ahora mismo a mi correo y serás uno de los primeros en probarla en cuanto salga y te garantizo grandes descuentos si decides implementarla e incluso te podrías convertir en uno de mis Distribuidores, con excelentes comisiones, si al final calificas. jcpnconsultor@yahoo.com

5. Tener voluntad y disciplina para medir y dar seguimiento.

§  Ninguna de las 4 claves anteriores funcionarán, si no tienes una voluntad y un convencimiento de que medir es importante y que por lo tanto debes mantener vivo ese sistema de mediciones.

§  Mantener vivo ese sistema, significa que deberás tener mucha disciplina para medir y dar seguimiento a la evolución de cada KPI o Indicador Clave de Rendimiento en RRHH.

§  Mantén reuniones mensuales con tu equipo de trabajo para saber cómo se va cumpliendo cada Objetivo de RRHH y trimestralmente expón en tu consejo de administración o cualquier otro órgano de dirección que tengas, un análisis profundo no solo del cumplimiento de tu gestión, sino de las causas que provocan los malos resultados y de las acciones o iniciativas de mejoras que propones para impulsar los objetivos de tu empresa.

No lo olvides, medir en RRHH, no es difícil y es muy útil, te ayudará a  gestionar de forma más eficaz a las personas en tu empresa y paralelamente mejorará el funcionamiento de tu área de RRHH.

Empieza a medir ya y deja a un lado las justificaciones, ten en cuenta estas 5 claves y pon mayor FOCO en los objetivos realmente importantes en la Gestión de RRHH, como impulsores y generadores de resultados extraordinarios en tu organización, avanzando hacia mejoras en la productividad y rentabilidad.

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