Monday, October 17, 2016

¿Cómo tomar decisiones efectivas en RRHH?

¿Cómo tomar decisiones efectivas en RRHH?
¿Qué tiene más peso en tus decisiones, la calidad de tus datos o tu intuición?
¿Tienes implementado un Cuadro de Mando Integral y sin embargo sigues teniendo problemas con la toma de decisiones?
¿Estás manejando información útil, relevante y de calidad, que te permi­ta tomar decisiones, que ayuden a la implementación de la estrategia de tu empresa?
¿Estás en un momento de transición a la nueva Norma ISO 9001:2015?
Hoy quiero compartir contigo, algunas reflexiones para ayudarte a tomar mejores decisiones en gestión de personas, basadas en la calidad de tu información o datos disponibles.
Para ello, te comentaré mis experiencias personales o lecciones aprendidas, alineándolas a algo más contemporáneo y actualizado, como son las Normas ISO 9001 del 2015.

Recientemente entraba al canal de recursos humanos www.recursoshumanos.tv y me tropecé con un excelente tip que compartió Emilio Cadena, Presidente y CEO del Grupo Prodensa, en relación con la toma de decisiones en Recursos Humanos y que me dio la excusa perfecta, para escribir este post y tal vez el próximo.
Decía muy acertadamente, que las mejores decisiones, se soportaban en la información y tecnología, con el ingrediente y el toque del espíritu humano. Y yo estoy muy de acuerdo con él.
A lo largo de más de 18 años en el mundo de la gestión de personas, he tenido que tomar infinidad de decisiones, una gran parte de ellas de forma acertada, pero muchas otras no tanto. Al igual le ha ocurrido, a cientos de colegas con los que he tenido el privilegio de compartir experiencias en diferentes foros, reuniones y encuentros profesionales.
Precisamente, cuando no hay un equilibrio en esos dos soportes, es muy difícil tomar una decisión justa en cualquier tema de gestión de personas, porque en el medio, siempre habrá un ser humano, lleno de expectativas, de emociones y de miedos.
En un próximo post, te prometo que abordaré el lado o toque humano, en la toma de decisiones.
Esta última Versión de las Normas ISO, en uno de sus Principios, específicamente el número 6, especifica que “Las decisiones basadas en el análisis y evaluación de los datos y la información, son más propensos a producir los resultados deseados”.
Para ello, recomienda un grupo de acciones que se pueden llevar a cabo.
Precisamente tomando como referencias, estas acciones, quiero contarte mis experiencias en la toma de decisiones, en la gestión de personas.
Reflexiones para la toma de decisiones en la gestión de personas. Lecciones aprendidas.
  1. Determinar, medir y monitorear indicadores clave (KPI’s) para demostrar el desempeño de la gestión de personas.

  • Definir los Objetivos y KPI’s de la Gestión de Personas: si no logras una definición adecuada, todo lo que hagas después, te llevará a errores en la toma de decisiones. ¿Para qué quieres saber que cumpliste con tus 6 objetivos trazados, si éstos no conducen al cumplimiento de los objetivos de tu empresa? o digamos, si tu empresa necesita saber, qué hacer para que los nuevos trabajadores o los claves, no se te vayan, para qué te sirve el índice total de retención del personal.
  • Convierte los objetivos de tu empresa, en objetivos de gestión de personas y elabora un plan estratégico coherente, en el mismo espacio de tiempo. (Cómo atraerás y mantendrás a las personas adecuadas, cómo desarrollarás a los futuros relevos de tus mandos medios y directivos, cómo mantendrás alto el compromiso de todos tus trabajadores, entre otros objetivos comunes.)
  • Actualiza o desarrolla un Cuadro de Mando Integral para la gestión de personas y facilita la visualización del mismo.
  • Olvídate de los datos irrelevantes o de aquellos que no conduzcan a acciones futuras: No caigas en la trampa de medirlo todo, recuerda que son KPI’s, sólo los claves. En mi primer intento serio de medir la gestión de personas, cometí el error de querer medir más de 80 indicadores. Fue un verdadero y agradable dolor de cabeza para todos, en aquel entonces.

Al final, la gran mayoría los fui desechando por el camino, porque realmente eran estadísticas, que aportaban muy poco y consumían tiempo en su recolección, procesamiento y análisis.

Por lo tanto, te recuerdo algo que a estas alturas seguramente ya conoces y es asegurarte que tus indicadores:

  1. Se refieran a procesos importantes o críticos.
  2. Representen fielmente el objetivo a medir mediante una relación directa.
  3. Sean cuantificables a través de datos numéricos o un valor de clasificación.
  4. Sean rentables, superando el beneficio de su uso, al costo de su obtención.
  5. Puedan definir la evolución del objetivo, siendo comparables en el tiempo.
  6. Sean fáciles de mantener y utilizar.

  • Lección aprendida: Buscar nuevos indicadores. Siempre nos interesó conocer el índice de fluctuación del personal de nuevo ingreso, pero tan importante o más, fue conocer el desempeño de los nuevos ingresos en su primer año de trabajo, ya que validaba, si el proceso fue efectivo o no.


  1. Proveer todos los datos necesarios disponibles a las personas pertinentes.

  • Olvídate de la vieja y anticuada práctica de no compartir información con tu gente y con tus colegas, pensando que tendrás más poder acaparándola.
  • ¿Tienes claro quiénes van a tomar decisiones relacionadas con algún tema de gestión de personas?
  • Nunca se van a tener todos los datos necesarios para tomar una decisión, pero los que estén disponibles, deben estar en manos de los que van a tomar decisiones. La clave en este paso, es buscar la información mínima necesaria para un buen análisis.
  • Hay que establecer procedimientos y vías de comunicación, para que esta información pueda ser recogida, analizada, resumida y estructurada y presentada a las personas encargadas de tomar decisiones.
  • Lección aprendida: ¿Qué sentido tiene tomar una decisión para mejorar los salarios de los trabajadores, a través de un nuevo sistema de pago por resultados y que el especialista de RRHH, no tenga acceso o no entienda los datos financieros y presupuestarios? Ver post sobre contabilidad y finanzas
  • O ¿cómo vamos a disminuir el tiempo promedio de un proceso de selección, (sabiendo que se debe en gran medida a la demoras de la verificación de documentos) si el encargado de verificarlos, no tiene acceso a esta información?
  1. Asegurar que los datos y la información son suficientemente precisos, fiables y seguros.

  • Es muy importante la calidad o veracidad de los datos que vamos capturando, porque datos incorrectos nos pueden llevar a tomar decisiones incorrectas y por tanto, pueden afectar los resultados finales de algún subproceso de gestión de personas.
  • Lección aprendida: Recuerdo una vez, en una empresa grande, que midiendo el  grado de satisfacción de un sistema de evaluación del desempeño que aplicábamos, encuestamos a muy pocos directivos y la muestra arrojó un índice alto, muy favorable en casi todos los ítems medidos y nos dimos cuenta después, que realmente no estaba funcionando en algunas unidades de negocio. Retardamos mucho la decisión de cambiarlo, porque al parecer todo funcionaba bien.
  • Con una adecuada información se pueden hacer estudios y análisis de futuro, de tendencias y mejorar los servicios prestados por el área de gestión de personas. 

  1. Analizar y evaluar los datos y la información usando métodos adecuados.

  • Existen muchos métodos diferentes para recopilar datos. Debes dotarte de una metodología propia, para analizar y evaluar los datos que estás manejando. Algunos de ellos:
  • Recuperación de documentos y datos existentes: Documentos de políticas formales, planes e informes de ejecución, estadísticas oficiales, etc.
  • Recolección de datos de personas o grupos: Entrevistas a informantes clave, personas, grupos, grupos dirigidos de discusión, técnicas de proyección, cuestionarios o encuestas a través de correo electrónico, sitios web, cara a cara, datos móviles.
  • Observación.
  • Método de Grupo de Expertos.
  • Diagrama Causa-Efecto.

  • Personalmente utilizaba una combinación de ellos, más el Cuadro de Mando Integral,  ya que me daba la oportunidad de saber de manera sencilla y gráfica, si el comportamiento de cualquier indicador clave, se mantenía en los rangos permisibles.
  • No basta con analizar, hay que evaluar la calidad de los datos.
  • Revisar datos incompletos, incorrectos, incoherentes y localizar las fuentes de donde proviene la mala calidad de estos datos, son tareas que no debes olvidar.
  • Lección aprendida: Al cabo de unos meses que empezamos a medir el indicador “Tiempo promedio para un proceso de selección”, nos dimos cuenta que habíamos cometido errores a la hora de entender el inicio y el final del proceso, por lo que los datos captados en cada eslabón eran incorrectos.

  1. Asegurar que las personas son competentes para analizar y evaluar los datos según sea necesario.

  • ¿Quiénes son tus analistas de datos? ¿Saben traducir los datos en información y ésta en conocimiento de forma efectiva?
  • ¿Cómo les llega esta información a tus encargados de tomar decisiones?
  • Necesitas gente que tenga esa capacidad de mirar los datos y establecer conclusiones. Se necesita poner los números dentro del contexto de tu empresa, si no se hace, puede llevar a decisiones erradas.

  • Lección aprendida: No se trata simplemente de decir con palabras, los resultados que arrojan los indicadores que se tomarán como base para tomar decisiones, eso lo puede hacer cualquiera. El mérito está en hacer que el decisor, entienda lo que está viendo. Debes ocuparte de que tus analistas sepan hacer su trabajo.

  1. Tomar decisiones y acciones basadas en la evidencia, en equilibrio con la experiencia y la intuición.

  • Una vez que ya entiendes los datos y los validas, debes tomar decisiones en función de esas evidencias.
  • Es primordial, analizar los hechos fríamente, apoyándote en experiencias pasadas para realizar predicciones y tomar las decisiones más acertadas, sin entrar en contradicciones.
  • Sin embargo, muchísimas veces, tendrás que tomar decisiones, de forma muy rápida y no tendrás tiempo para ponderar o sopesar todos los aspectos de la situación. Debes confiar en tu intuición, para responder rápidamente a un problema que aparece y que urge resolver.

Recordatorio: Decidir significa elegir la alternativa considerada más favorable entre las posibles opciones disponibles. Las vías o estrategias utilizadas por cada directivo o professional de RRHH en la toma de decisiones, variarán con respecto a factores individuales y contextuales.
Podrás tomar acción muy rápidamente, por medio de la intuición o ser un poco más racional y apoyarte en la calidad de los datos que posees.

¿Cuál es tu experiencia práctica en la toma de decisiones, en temas de gestión de personas?
¿Qué otros elementos o claves crees que se pueden adicionar?

Si te gustó el post, me ayudarías mucho, si lo comentas o lo compartes con otros en tus redes sociales.

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