Para comenzar esta serie de 5 posts (será el segundo post que publique cada mes en este Blog), quiero compartir contigo, 10 buenas prácticas que me ayudaron en el proceso de identificación de las competencias laborales, las distintivas de una empresa, las de sus procesos claves y las de los puestos de trabajo.
Hace 11 años atrás, me tocó enfrentar uno de los grandes retos en mi carrera como directivo de RRHH: diseñar e implementar un Sistema de
Gestión por Competencias Laborales alineado a la estrategia de PRODAL (Empresa de Producciones Alimenticias), la empresa
más compleja e importante del sector pesquero alimenticio en Cuba, en aquellos
momentos.
Fue un gran aprendizaje en lo personal y
en lo profesional, que más tarde replicaría con éxito (con sus debidos ajustes)
en el sector petrolero y que ahora me encantaría poder compartir contigo, de forma resumida
y práctica, esas lecciones y vivencias experimentadas..
Las
competencias laborales son el factor por excelencia de la Gestión de RRHH
y además de expresar un desempeño laboral superior, reflejan la cultura y los
valores de la organización. Es por ello que deben
identificarse, validarse y certificarse en los niveles organizacionales, de
procesos y de cargos.
Buenas
Prácticas en el proceso de identificación de las competencias laborales.
- Garantiza que se cumplan un grupo de premisas previas.
- La premisa más importante: Comprometer a los principales directivos y jefes intermedios con el proyecto, por lo que tiene que ser observable y creíble la ilusión, la confianza, el empuje y la pasión que tienes como líder y gestor del cambio, que la transmitas en todo momento y que la mantengas hasta el final, pese a las dificultades e incomprensiones que tendrás en el camino.
- Localiza o ayuda a definir y a mejorar, la actual estrategia de tu empresa.
- Localiza o ayuda a definir y a mejorar, los objetivos anuales de las áreas de tu empresa.
- Localiza el Mapa de Procesos de tu empresa o ayuda a estructurarlo o mejorarlo.
- Conforma un Comité de Competencias a nivel de empresa y otros temporales a nivel de áreas.
- Define su funcionamiento y composición, como grupo encargado de identificar y proponer, a la alta dirección, las competencias claves o distintivas de la organización, de los procesos de las actividades principales y de los cargos de esas actividades.
- Elabora un Plan para llevar a cabo todo el proceso de identificación de competencias laborales.
- Elabora un Plan o Cronograma de trabajo, donde definas todas las actividades que deberás desarrollar para identificar las competencias laborales en tu organización.
- Deberás incluir fechas de cumplimientos de cada etapa (importante no ser demasiado optimista, ya que te puede traer problemas de autoestima los incumplimientos y hasta rechazos), los participantes, el lugar y el responsable de cada tarea.
- Este Plan dará confianza y credibilidad al resto de los implicados, pues les mandará un mensaje de que todo lo que hay que hacer, está bajo control y que técnicamente es viable el proyecto.
- Organiza y ejecuta un Plan de Formación-Acción (Aprendiendo-haciendo) sobre Gestión por Competencias a los implicados en los cambios.
- ¿Quiénes serían los implicados en el proceso de cambio?: El Equipo de RRHH, tus Directivos y Jefes Intermedios, los integrantes del Comité de Competencias Laborales y todas las personas que consideres puedan a aportar algo valioso al proceso.
- Comienza este Plan de Formación–Acción, precisamente por el Equipo de RRHH, a través del método ¨aprender haciendo¨. En la misma medida que vas enseñando y aprendiendo a hacer, vas enfrentando tareas o acciones del plan de identificación de competencias laborales.
- Antes de capacitar al resto de los implicados, ve haciendo pruebas pilotos en tu área de RRHH, es decir, comienza la elaboración de los perfiles de competencias, precisamente por tu área, de conjunto con el Comité de Competencias.
- Incluye en esta preparación, temas relacionados con planificación estratégica, gestión por procesos, gestión por competencias, cuadro de mando integral, los procedimientos de RRHH vigentes que se aplican (hacer hincapié en sus debilidades/oportunidades de mejoras), entre otros.
- Te recomiendo que las acciones que se planifiquen y se ejecuten sobre estas temáticas, incluyan primeramente los elementos fundamentales, que sean a la vez, lo más sencillas posibles, con un lenguaje digerible por todos los miembros del equipo y posteriormente ir incrementando la calidad y cantidad de acciones de capacitación.
- No se trata de hacer maestrías ni doctorados en estos temas, sino de dotar a los implicados de elementos imprescindibles para entender el contexto de tu empresa y la importancia de gestionar por competencias.
- Elabora un Plan de Comunicación a todos los trabajadores sobre la marcha del proceso.
- Establece un mecanismo de comunicación hacia el interior de la empresa que permita sensibilizar, mentalizar y formar en gestión por competencias a los empleados de todos los niveles para que tomen conciencia de su importancia.
- Utiliza diferentes canales de comunicación que sean capaces de transmitir los aspectos fundamentales del proceso de identificación de competencias y cómo impactará en el desempeño de cada trabajador y en los resultados de la empresa.
- Mantén informados a todos tus trabajadores de la marcha de todo el proceso.
- Utiliza Documentos de Apoyo.
- Es recomendable tener a mano un grupo de documentos que te sirvan de apoyo y de referencia para identificar competencias laborales, adicionales a los tradicionales:
- Bibliografías relacionadas con la gestión por competencias, diccionarios o catálogos de competencias, documentos prácticos de referencias, que te sirvan para adaptar a tu realidad (no copiar y pegar), ideas, conceptos y crear tu paquete de competencias genéricas, así como procedimientos propios para llevar a cabo todo el proceso.
- Un modelo o formato de Perfil de Competencias comprensible por todos.
- Elabora un listado predeterminado de indicadores, factores claves de éxito o criterios de desempeño por áreas, ajustado a la estrategia de tu empresa, ya que te facilitará el trabajo de traducción de las dimensiones de competencias en evidencias de desempeño.
- Utiliza un Enfoque Mixto para identificar competencias.
- Utiliza una mezcla de elementos de dos de los enfoques más utilizados en el mundo sobre competencias.
- Del Enfoque Conductista: Define las competencias como habilidades que reflejan la capacidad del individuo y describen lo que éste puede hacer.
- Trabaja con la referencia en los mejores: identifica a los mejores trabajadores, aquellos que están alcanzando los mejores resultados. De ahí derivan el perfil de competencias bajo el supuesto de que, si el mejor desempeño se convierte en un estándar, la organización en su conjunto mejorará su productividad.
- Del Enfoque Funcionalista: Define los criterios de desempeño a partir de las funciones de cada puesto/individuo y de las propias competencias identificadas.
- Identifica las Competencias Distintivas de tu empresa.
- Identifica mediante técnicas participativas, el conjunto de características únicas de la organización, vinculadas de modo fundamental a tu capital humano, en especial sus conocimientos, valores y experiencias adquiridas, asociadas a los procesos esenciales del trabajo y que estarán causalmente relacionadas con desempeños exitosos de tu organización en correspondencia con su cultura.
- Elabora una Matriz de Análisis de Efecto Estratégico de esas Competencias Distintivas sobre la Estrategia de tu empresa.
- Escoge las competencias que mayor impacto tengan y actualiza el Modelo de Perfil de Competencias Distintivas que utilizarás.
- Identifica las Competencias de los Procesos Claves.
- Define los Macro procesos y su clasificación en Claves, de Gestión y de Apoyo y presenta el Flujograma asociado, a todos los implicados para su comprensión.
- Identifica los riesgos que ponen en peligro las relaciones externas e internas entre cada proceso.
- Identifica mediante técnicas participativas, las competencias que caracterizan los aspectos esenciales de las tecnologías de los procesos claves y le dan valor al servicio o producto de salida de los mismos.
- Desarrolla técnicas participativas para elaborar listados de posibles indicadores a medir en los macro procesos/áreas estructurales asociadas, así como probables evidencias de desempeño.
- Actualiza el Modelo de Perfil de Competencias de los Procesos Claves.
- Identifica las competencias de los puestos de trabajo.
- Realiza un levantamiento de todos los puestos de trabajo y agrúpalos por familias de cargos.
- Recopila, revisa y extrae todo lo que pueda ser reutilizable y útil, que provenga de documentos actuales relacionados con calificadores de cargos, perfiles de cargos, perfiles o matrices de competencias, balances de carga y capacidad de los puestos de trabajo, etc.
- Realiza Entrevistas de Incidentes Críticos (prepara un formato de preguntas previamente ajustado a tu empresa) a trabajadores con Desempeño Superior y Desempeño Adecuado. Investiga qué hacen bien y por qué.
- Organiza y ordena la información y los datos recogidos para su trascripción como definiciones codificables objetivas.
- Desarrolla técnicas participativas para definir las competencias de los puestos de trabajo asociados a los procesos claves. (Presenta Diccionarios o Catálogos de competencias laborales externos y propios, posibles indicadores y evidencias del desempeño a medir).
- Define y actualiza el Modelo de Perfil de Competencias de los Puestos de Trabajo que utilizarás.
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