Procedimientos de RRHH. 7 consejos para que funcionen de manera efectiva.

¿Estás cansado de que te critiquen tus procedimientos de RRHH e incluso se burlen de los mismos?

¿Qué porcentaje del contenido de tus procedimientos de RRHH se respeta en tu organización?

¿Son realistas y funcionales tus procedimientos? ¿Por qué fracasan?

Si en estos momentos estás elaborando o mejorando tus procedimientos de RRHH y deseas que te  funcionen de manera efectiva, te aconsejo que leas estos 7 consejos, basados en mi experiencia personal.

Primeramente me gustaría repasar contigo el concepto de procedimiento, porque aunque te parezca obvio y muy simple, en ocasiones olvidamos su real significado o le damos mil interpretaciones diferentes.

Procedimiento: es el proceder o la serie de pasos que se implementan, para llevar a  cabo de la manera más correcta, adecuada y exitosa, cualquier actividad, en este caso de RRHH.

Suele ocurrir con mucha frecuencia, que se define el proceder o la serie de pasos de cada subproceso de RRHH,  aunque no siempre de la manera más exitosa para tu organización.

Precisamente en este Post, compartiré contigo, 7 consejos o claves que debes tener en cuenta, para que tus procedimientos de RRHH, funcionen de manera efectiva.

Procedimientos de RRHH. 7 consejos para que funcionen de manera efectiva.

1. Debes pensar más, en lo que es funcional para los directivos y jefes intermedios, que en lo que es bueno y cómodo para RRHH.

• Involucra a tus directivos y jefes intermedios en su diseño y mejora: Nunca olvides que los procedimientos de RRHH, son herramientas de gestión de personas y por lo tanto, es importante conocer los criterios, sugerencias, recomendaciones de los verdaderos gestores que son tus directivos y jefes intermedios, a la hora de diseñarlos y/o mejorarlos y además el hecho de hacerlos cómplices, garantiza compromiso futuro.
• Evita “enamorarte demasiado” de las herramientas que diseñes y dedícale tiempo y esfuerzos a enamorar y a satisfacer a los que verdaderamente deberán utilizar dichas herramientas, que son precisamente tus directivos y jefes intermedios.
• No compliques tanto las formas de hacer. ¿Cómo mantener las cosas simples en la gestión de capital humano?
• Vela porque tus procedimientos, nunca contradigan la aplicación de la legislación vigente en tu país.

2. ¿Buenas prácticas o documentos engorrosos?

• Evita las copias simplistas de buenas prácticas, de modas y tendencias en RRHH: Adaptar no es lo mismo que adoptar. Hay que estar atentos a las últimas tendencias y a lo que hacen bien fuera de tu empresa, pero es importante hacer ajustes a las condiciones específicas de tu organización y de tu país. Por ejemplo, lo que puede funcionar excelentemente en el mundo anglosajón, tal vez choque con nuestra cultura latina y esto se ve reflejado en los fracasos continuos, de tratar de copiar, muchas buenas prácticas de RRHH.

• Evita los procedimientos súper detallados y voluminosos. Solo de mirarlos y hojearlos dan deseos de guardarlos.

• No confundas procedimientos con instructivos específicos. Los procedimientos por lo general describen lo que hay que hacer, la secuencia de pasos y los instructivos, describen el cómo hacer, un poco más detallados.
• Evita elaborar procedimientos innecesarios. La mejor forma de hacerlo es generando un diagrama de flujo, en el que puedas encontrar reflejados los subprocesos principales de RRHH de tu organización y sus interrelaciones. 
• Atención: En el procedimiento de Reclutamiento y Selección del Personal, podrás describir como un paso importante, si lo crees conveniente, la realización de tests psicológicos, pero no es aconsejable describir cómo se hacen, qué significan. Simplemente qué se hacen con los resultados finales y vincularlo a un instructivo específico del trabajo del psicólogo de tu organización.

3. No comunicar adecuadamente.

• Recuerda que procedimientos mal explicados, solo traen confusión. Comunica hasta la saciedad, a todos los implicados y responsables de llevar a cabo los procedimientos.
• Aunque todo esté bien escrito y consensuado, utiliza recordatorios para la implementación de algunos procedimientos en específico.
• Ejemplo: En el proceso de Evaluaciones del desempeño, trata de comunicar y recordar con tiempo de antelación, cada fase del proceso, para que cada directivo se sienta realmente acompañado. En muchas ocasiones pasamos por alto las responsabilidades, los problemas, las urgencias del día a día de los directivos, mandos medios y profesionales de otras áreas y llegamos a pensar equivocadamente, que deben trabajar para nosotros los de RRHH.

4. Implementar procedimientos en toda la organización, sin antes probar a pequeña escala o en pruebas pilotos.

• Es aconsejable hacer pruebas pilotos de los procedimientos, en determinadas áreas o unidades de negocios, sobre todo cuando se hacen mejoras sustanciales a los mismos, esto te permitirá “ir corrigiendo el tiro”, antes de generalizarlos.
• Ejemplo: Una vez ayudé  a implementar una nueva herramienta muy práctica y fácil de usar, para gestionar el Clima Laboral en una empresa petrolera y nos dimos cuenta en una prueba piloto, que era contraproducente hacer una de las preguntas sugeridas, porque contradecía una política general.

5. Mal manejo de los tiempos de implementación.

• Demasiado rápido o demasiado lento: Aquí sí funciona la famosa frase de “vísteme despacio que estoy apurado”.
• Cambiar e implementar un procedimiento demasiado rápido o demasiado lento, de mucho peso e impacto en la calidad de vida de los trabajadores, puede acarrear problemas serios, tanto de errores frecuentes y molestos como de insatisfacción laboral, que conspiran con su credibilidad y eficacia.
• Debes manejar bien esa paradoja, no debes paralizar el funcionamiento de tu empresa por demorarte innecesariamente rediseñando un procedimiento de RRHH, pero tampoco debes implementar uno que no sepas que resultados traerá o peor aún, que traiga efectos contrarios a lo que quiere tu organización.
• Ejemplo: Una vez implementamos un procedimiento de pago por alto desempeño muy atípico, en una empresa productora de alimentos e inicialmente existía preocupación con los tiempos de su diseño, por la cantidad de variables nuevas que entraban en juego. Había que iniciar de manera urgente, un período de parada de planta, que no estaba previsto en el programa anual de mantenimiento y se tuvieron que hacer muchísimos ajustes laborales y salariales, que tampoco estaban previstos en los presupuestos anuales, para lograr los objetivos deseados. ¿Hubo errores? Sí, pero el resultado final fue superior.

6. Cambios Culturales.

• Arraigar las nuevas formas de hacer en la cultura de tu empresa, lleva tiempo, esfuerzo, paciencia y formación. Por ejemplo, no pretendas que tus directivos sepan identificar necesidades de capacitación de su gente, sin confundir necesidades con acciones y además en tiempo récord, si antes solamente lo hacía todo RRHH.
• Identifica y gánate “aliados de peso” desde el primer día, que respalden tus procedimientos.
• Debes luchar contra la falta de coherencia entre lo que se dice en los procedimientos y lo que se hace realmente, dando el ejemplo desde RRHH. ¿Con que moral le vas a exigir al resto de tus directivos, que ejecuten bien los procedimientos, si RRHH visiblemente es el primero en violar pasos, deja de hacer y no deja evidencias de nada?

  

7. Medición, Análisis y Mejora de los procedimientos.

• No permitas que las rutinas en los procedimientos, te impidan que sean supervisados, evaluados y mejorados.
• Hay que estar muy atentos a las quejas de tus directivos, a los errores comunes que se cometen en su implementación e ir corrigiendo esas desviaciones de forma creativa.
• Revisa y adecua regularmente los procedimientos, a la realidad cotidiana de tu organización.
• Mide y evalúa los principales indicadores asociados a los procesos y/o actividades que describen los procedimientos.
• Implementa sistemas para medir la satisfacción de los clientes internos con los procedimientos de RRHH y vincúlalo con un Cuadro de Mando Integral. Te van a ir alertando de cosas que no funcionan o que funcionan mal.
• Es muy importante, documentar la experiencia acumulada por tu organización, a través de los años, sin dejar de estar atento a las nuevas tendencias, sin hacer Bencmarking. Un buen ejemplo de esto es lo que está sucediendo en algunas empresas de referencia mundial, como General Electric, con la implementación de novedosos sistemas para la evaluación del desempeño, que rompen con la tradición y que para muchas hoy será una quimera, pero en el futuro no muy lejano, deberán subirse al tren de los cambios, o simplemente dejarán de ser competitivas.

¿Cómo puedes evitar que tus procedimientos de RRHH, lleguen a hacerse burocráticos y funcionen de manera efectiva?

Cómo experto o interesado en mejorar la función de RRHH, ¿qué otros consejos adicionarías?

Si te gustó el post, me ayudarías mucho si lo compartes en tus redes sociales.