Benchmarking en la gestión de personas. ¿Cómo hacerlo?

Hoy te contaré sobre una técnica que me viene acompañando toda la vida, el Benchmarking.

Pero de antemano te diré, que mi aprendizaje fue a partir de una experiencia bien negativa, que primero me dio risa, pero me hizo indagar, reflexionar, estudiar y enamorarme desde aquellos precisos momentos, de esta valiosa herramienta.

Sigue leyendo y encontrarás consejos útiles para aplicar el Benchmarking en la Gestión de Personas.

Benchmarking, es el punto de referencia sobre el cual hemos de compararnos y medirnos. Por lo tanto, es muy importante saber elegir ese punto de referencia y puede ser perfectamente, interno o externo y sobre todo debes estar convencido, que medir la actividad de Gestión de Personas es importante

La gran mayoría utiliza el benchmarking externo, en lugar de extrapolar buenas prácticas internas.

Anécdota Personal:

Hace casi 17 años atrás tuve la oportunidad de trabajar en un Central Azucarero, como Especialista en Organización del Trabajo y los Salarios. Fue mi tercera experiencia laboral y aprendí muchísimas cosas que marcaron mi posterior desarrollo como profesional de gestión de personas.

Resulta que a finales de los años 90, la industria azucarera cubana tocó fondo, por muchísimas causas que no vienen al caso. Esta industria la controla mayoritariamente el estado, aunque con cierta participación de cooperativas en la producción agrícola, no así en la industrial. Ante los bajos rendimientos cañeros, el país decidió que un grupo de especialistas en la materia fueran a Brasil a tomar experiencias con sus pares, pues los rendimientos en ese país eran exageradamente superiores a los de Cuba.

Al regreso de esa “misión”, los especialistas contaron sus experiencias en sus empresas y que fueron publicadas más tarde en la Revista Cañaveral, que circulaba en esos tiempos. Uno de esos especialistas, era un amigo mío y al verlo enseguida le pregunté por el viaje y los resultados. Me dijo “Juan Carlos, he pasado la pena más grande de mi vida. Te voy a contar el secreto que nos develaron los amigos brasileños para obtener sus altos rendimientos cañeros: muy simple, seguir al pie de la letra, los consejos del sabio cubano Don Álvaro Reynoso, en su magistral obra “Ensayo sobre el cultivo de la caña de azúcar”.

Te confieso que me dio un ataque de risa, no por burla barata, sino por compasión con mi amigo y sus colegas, que disfrutaron del viaje, pero para aprender lo mismo que se enseña en Cuba y que nadie o muy pocos quisieron aplicar.

Me hice y todavía me sigo haciendo muchas preguntas.

Hoy comparto contigo, solo cuatro de ellas, llevadas al contexto del Benchmarking en la gestión de personas:

¿Por qué menospreciar el conocimiento acumulado de cientos de años de un país, de un sector, de una industria, de una empresa?

• Antes de salir a buscar buenas prácticas fuera del sector o empresa, aconsejo agotar todas las posibilidades existentes en ellas.
• Te sorprenderás gratamente de la cantidad de conocimientos y buenas ideas, que tiene tu gente o tus pares. Solo hay que preguntar directamente.
• Al tener acceso (relativamente fácil) a datos e indicadores de gestión de personas de todas tus unidades de negocios o empresas similares del sector, podrás visualizar aquellas, que mejores comportamientos vayan teniendo.
• Listas estas referencias y podrás investigar después los por qué de sus resultados, qué hacen diferente para lograr los mismos.

Recuerdo una vez, que el índice de rotación del personal clave en una de las  empresas pesqueras donde trabajé, estaba muy alto y sin embargo en una unidad de negocios estaba en cero. Averiguamos y en esa unidad además de las prácticas generales de retención para toda la empresa, llevaban a cabo interesantes iniciativas (ni siquiera escritas en los procedimientos), que después fueron formalizadas, adaptadas y extrapoladas al resto de la empresa, con muy buenos resultados.

¿Por qué otras personas tienen que decirte lo que sabías y no fuiste capaz de aplicar?

• ¿Cuántos “amigos brasileños” (como en la anécdota que te conté) encontramos en nuestra vida laboral, que nos dicen y aconsejan cosas que ya sabemos, pero no queremos o podemos aplicar?
• Despiértate, arriésgate, implementa cosas nuevas, experimenta constantemente y aprende. Trata de hacer más y criticar menos.
• El verdadero aprendizaje se obtiene de la implementación de conocimientos. Lo demás es información.

¿Por qué sigue siendo importante y útil aprender de experiencias ajenas en la gestión de personas?

• Ya agotaste todas la posibilidades internas, muy bien, ahora enfócate en tus competidores o empresas de otros sectores que te puedan aportar experiencias útiles.
• El benchmarking es capaz de aumentar el desempeño de los directivos y profesionales de gestión de personas, porque les permite capturar y apropiarse de las mejores prácticas de otras industrias e incorporarlas a sus propios procesos.
• No se trata de reinventar la rueda, sino de encontrar mejores formas de hacer.

¿Cómo aplicar el benchmarking en la gestión de personas?

1. Diagnostica las principales debilidades y oportunidades de mejoras de tus procesos y políticas de gestión de personas.
2. Trata de cuantificar y medir todo previamente. Comienza con la implementación de un Cuadro de Mando Integral y evalúe los indicadores o KPI’s que consideres que estén flojos o que tengan resultados muy por debajo de lo esperado.
3. Investiga qué empresas tienen resultados financieros-productivos extraordinarios (por lo general tienen un buen sistema de gestión de personas) y coordina una entrevista de trabajo con el/la directora(a) de gestión de personas.
4. En esa entrevista intercambia información preliminar de lo que quieres investigar en esa empresa, asegurándole total confidencialidad y fija una fecha para visitarla nuevamente con parte de tu equipo de gestión de personas.
5. Puedes utilizar diferentes métodos de recogida de información: participación en encuestas, entrevista telefónica, intercambios y visitas in situ a las empresas. Yo prefería estas últimas.
6. Prepara una Guía Práctica para llevar a cabo todo el proceso de Benchmarking y discútela con el equipo que va a participar. Incluye al menos, los objetivos que persigues con el estudio, tabla con tus indicadores de gestión, errores y quejas frecuentes, preguntas directas a formas de hacer diferentes a las tuyas, determinar por qué ellos son mejores, cuánto mejor son sus instrumentos de gestión respecto de los tuyos, por qué razones, qué puedes aprender y cómo puedes aplicarlos en tu organización, revisiones de temas importantes, a través de pequeñas entrevistas a mandos medios y directivos, entre otras.
7. Una vez que llegues a esas empresas, lo primero que debes hacer después de las presentaciones, es agradecer el hecho de permitirte hacer ese trabajo.
8. Ejecutas el Benchmarking, recoges y tabulas toda la información y vuelves a dar las gracias.
9. Una vez en tu empresa, organiza una reunión con todo tu equipo, donde evalúes la posibilidad real de adaptar y adoptar todas las experiencias positivas que recogiste. (aprende de lo que está haciendo el otro realizando los cambios y ajustes necesarios, jamás se te ocurra imitar literalmente)
10. Todas esas propuestas de mejoras, las incluyes en borradores de procedimientos, que más tarde, puedes discutir con tus directivos y mandos medios en los Consejos de Dirección, Comité de Gerencia, etc., para su aprobación. (casi siempre saldrán nuevas ideas que también se deben incorporar)
11. Implementa esas mejoras y dale seguimiento a través de un Cuadro de Mando Integral, evaluando el impacto y la efectividad de cada una de ellas.

El Benchmarking es una herramienta de doble aprendizaje, hoy tú aprendes de los demás, te conviertes en referente en la gestión de personas y después otras empresas vienen a ti y hacen lo mismo.

Sin dudas el Benchmarking, ha sido una herramienta que me ha ayudado a la mejora continuada de las políticas y estrategias de gestión de personas.

 ¿Por qué a ti no?

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Me gustaría conocer y debatir tus experiencias, ¿Cómo tú haces el Benchmarking?