Reunión de Estrategia en la Gestión de Personas. 25 Consejos para hacerla de forma efectiva

¿Si existe un Cuadro de Mando Integral Global u otra herramienta, para gestionar la estrategia de tu empresa y se hacen reuniones de estrategias globales, por qué no hacerlo igual en tu actividad de gestión de personas?

Hoy comparto contigo, estas 25 Consejos para lograr que tu Reunión de Estrategia de Gestión de Personas, sea efectiva e inolvidable.

¿Qué es una Reunión de Estrategia de Gestión de Personas?

Según mis criterios:

• Es una reunión, que se lleva a cabo en el área de gestión de personas, con la participación de directivos, mandos medios y una representación de trabajadores y especialistas, que puedan aportar criterios sólidos, a la hora de  analizar el comportamiento de cada objetivo estratégico del área.
• Espacio para debatir el comportamiento de los principales indicadores o KPI’s del área de gestión de personas, que están alineados a la estrategia de la empresa, donde se analizan las causas de sus desviaciones y se definen acciones de mejoras.
• Espacio donde se llegan a conclusiones sobre la efectividad del sistema de gestión de personas vigente y que constituye uno de los momentos más importantes, en la implementación de un Cuadro de Mando Integral, asociado a esta actividad.

Son muchos los beneficios que trae ejecutar de forma efectiva, reuniones de estrategias. Entre los más visibles que he podido constatar, destacan:

• Mejoras sustanciales de los subprocesos de gestión de personas y su impacto positivo en los resultados finales de la empresa.
• Un incremento de la profesionalidad y de la credibilidad del área de gestión de personas.
• Un mayor compromiso con la empresa de todos los participantes.
• Una mejora increíble en las relaciones interpersonales.
• Los participantes agradecen y no olvidan ese momento memorable.

Por lo tanto es necesario prestarle una mayor atención a su organización y ejecución.

Sin más, te dejo con mis 25 Consejos Personales para darle seguimiento a la Estrategia de Gestión de Personas:

Consejos previos a la Reunión.

1. Define fechas de este tipo de reuniones e incluirlas en  el Programa Anual de Actividades del área de Gestión de Personas. Consejo Personal: Trimestral.
2. Incluye la reunión, como una actividad principal en el Plan de Trabajo Mensual del directivo y de los profesionales de gestión de personas.
3. Elabora el Orden del Día o la Agenda de temas a discutir. Circúlala a los participantes con una semana de antelación.

• Al menos debe contener: Lugar de reunión, los temas que serán debatidos, fecha y hora en que será realizada, lista de participantes y duración de la misma.

4. Fija los responsables y los tiempos estimados de cada intervención debate y recesos.

• Recuerda que hay temas más “debatibles”, asígnale mayor cantidad de tiempo.

5. Incluye una frase alegórica en la Agenda,  al tema que más debate se prevé o al subproceso de gestión de personas con más oportunidades de mejoras.
6. Asigna responsabilidades y supervisa constantemente, para asegurar la organización, la logística, dejar constancia por escrito de los debates y acuerdos principales.
7. Fija una estructura uniforme para la elaboración de los informes y las presentaciones. Mi favorita:

• Tabla con indicadores de cada subproceso de gestión de personas, extraída de un Cuadro de Mando Integral, donde se visualice de forma rápida, cuáles presentan desviaciones de las metas. (semáforo de colores)
• Definir/explicar brevemente, si cada subproceso fue efectivo o no.
• Los 3 principales avances en cada subproceso.
• Las 5 Oportunidades de Mejoras más importantes.

8. Revisa el Informe y la presentación, haciendo hincapié en los detalles. (calidad del informe, ortografía, tamaño de la letra, densidad de palabras en cada diapositiva, etc.)
9. Invita a que participen en la reunión a los directivos principales, mandos medios y trabajadores y por supuesto, a todo el Equipo de Gestión de Personas. En dependencia del tamaño de la empresa y de la cantidad de personas que puedes manejar en un local determinado.

He trabajado en empresas de 200 personas (ECOST), de 800 personas (PESCAMAT) y de 2000 personas (PRODAL) y me ha funcionado de esta forma:

• En empresas grandes y medianas, una representación de los principales directivos y mandos medios, más una selección de algunos trabajadores y especialistas que puedan aportar.
• En empresas pequeñas, todos los directivos y mandos medios y una representación de algunos especialistas y trabajadores.

10. No debe faltar el máximo responsable de la gestión de personas en tu empresa: El Director General.

11. Define (para reconocer después con Diplomas vistosos), al menos cuatro categorías de mejores gestores de personas, en el período, en función de resultados concretos de su trabajo y en materia de gestión de personas.

• Mejor Directivo
• Directivo que más avanzó
• Mejor Mando Medio
• Mejor Especialista de gestión de personas.

Consejos durante la Reunión.

12. Comienza con una Técnica Grupal o Dinámica de Grupos, para romper el hielo.

• A mí me funcionaban muy bien, la proyección de videos cortos inspiradores sobre un tema que guarde relación con la frase alegórica escogida, que a su vez se relaciona con el tema que se prevé, será más importante debatir.

13. A continuación, expones los principales logros alcanzados entre la reunión anterior y ésta.
14. Utiliza un sistema de tarjetas Rojas y Amarillas, para controlar y manejar bien, los tiempos de los debates e intervenciones.

• No permitas excesos de tiempos en discusiones al estilo de “llueve sobre lo mojado”.
• No dejes que una misma persona centralice toda la atención.

15. Si eres el moderador, por favor no hables demasiado tú, deja que los verdaderos conductores de la reunión sean tus colaboradores y los invitados.

• Son ellos los que brindarán ideas de solución, a las oportunidades de mejoras, que se concretan en acciones preventivas o correctivas, para resolver problemas.
• Estas reuniones deben ser participativas, a diferencia de pasar el tiempo escuchándote o de estar leyendo simplemente, reporte tras reporte.

16. Estimula de forma creativa a los que no han participado, a hacerlo.

• Una fórmula que no me fallaba: Di algo como, “Fulanito, que está levantando la mano”, a pesar de que sea mentira, demuestras sentido de humor y a la misma vez esa persona participa y por lo general con excelentes recomendaciones.

17. Ve resumiendo y reiterando los puntos principales, que se vayan discutiendo.
18. Especifica cuando se trata de un Acuerdo tomado que se deberá cumplir.
19. Al final de la Reunión, lee todos los acuerdos tomados y da las gracias por la participación e invítalos a que nuevamente participen.

20. Para concluir tres cosas importantes:

• Reconoce públicamente a los mejores gestores del período
• Delega en tu sustituto las conclusiones de la reunión.
• Organiza un almuerzo y un brindis para socializar entre todos los participantes.

Consejos después de la Reunión.

21. Circula todos los Acuerdos tomados en la reunión.
22. Incorpora esos Acuerdos a la Estrategia de Gestión de Personas. (Actualizarla)
23. Comunica a través del Boletín Mensual u otros canales, esos Acuerdos a todos los trabajadores.
24. Dale seguimiento al cumplimiento de todas las acciones de mejoras identificadas.
25. En la próxima reunión de estrategia, explica el cumplimiento de los acuerdos tomados y los beneficios asociados.

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Me gustaría conocer y debatir tus experiencias, ¿Cómo tú haces las reuniones de estrategias de gestión de personas en tu empresa?