Eventos memorables para tus colaboradores. ¿Cómo generarlos?

Hoy está muy de moda el concepto de experiencias memorables para los clientes. Empresas como Starbucks, han revolucionado el concepto, pero te has preguntado, ¿qué puedes hacer para generar eventos y lograr el mismo efecto en tus colaboradores, en esos clientes internos a menudo, olvidados?

En este post, quiero compartir contigo, esos aprendizajes de los que me apropié y puse en práctica, en diferentes empresas, que te ayudarán o te podrán servir de inspiración, a la hora de generar eventos memorables y dejar una huella en tus colaboradores.

Mi primer Momento Memorable en Starbucks, me hizo escribir este post.

Hace un par de semanas atrás, tuve un encuentro con un partner, para ajustar detalles de nuestro próximo emprendimiento y para sorpresa mía, fue en un local de la firma Starbucks.

Te confieso que es la primera vez que entro a un local de esa firma, primero porque no soy un gran amante del café y segundo, porque soy un recién llegado de un país, donde se prefiere tomar el café en casa. Me resultó sorprendente que llamaran por su nombre a mi partner (asiduo cliente) y que nos brindaran un servicio tan rápido y eficiente. Trabajamos casi tres horas, con una laptop conectada a internet, yo asombrado porque creía que nos iban a sacar de ahí por estar tanto tiempo. Nada más lejano de la realidad, se preocupaban y se anticipaban a nuestros pedidos.

Esta vivencia como cliente externo en Starbucks, me hizo recordar a tres buenos jefes que tuve, verdaderos maestros, que me enseñaron la importancia de crear experiencias inolvidables, en nuestras propias empresas, en cómo generar eventos memorables, pero con nuestros clientes internos.

Decía Jack Welch, considerado por muchos, el mejor CEO de la historia, que “El negocio debe ser divertido, pero para demasiada gente sólo es un trabajo. Siempre he pensado que las fiestas son un buen modo de revitalizar la organización. Siempre buscaba la manera de celebrar hasta la menor de las victorias”

¿Por qué es importante celebrar eventos especiales y memorables con tus colaboradores? ¿Qué beneficios te puede reportar?

• Porque son momentos muy útiles para reforzar los los comportamientos que mejor describen tus valores empresariales
• Porque generan orgullo, compromiso y sentido de pertenencia a una empresa o área particular.
• Porque es una gran oportunidad para reconocer y premiar el trabajo duro de todo un período.
• Porque es un buen momento para confraternizar, conectar, compartir, agradecer, dinamizar y mejorar las relaciones interpersonales.
• Porque potencia el acercamiento entre jefes y empleados, estimula la confianza.
• Porque refuerza la salud, el espíritu y el bienestar general de los trabajadores.

¿Qué hacer para convertir cualquier evento en memorable y dejar una huella en tus colaboradores?

Recomendaciones Generales

1. Planifique e incluya aspectos innovadores en cada nueva versión.

• Destine un presupuesto adecuado para cada tipo de eventos: Parece obvio, pero en ocasiones destinamos cifras irrisorias para eventos con las personas y nos damos cuenta, en el preciso momento de ejecutar el presupuesto, por lo tanto, ojo, a la hora de planificar.
• Recoja criterios y sugerencias de los que van a participar, esto asegura compromiso.
• Revise y aprenda de los errores cometidos en eventos similares en el pasado.
• Incluya aspectos diferenciadores entre un evento y otro.

2. Recoja evidencia gráfica de cada actividad: fotos, vídeos, testimonios, anécdotas.

• Responsabiliza a una persona con la recogida de toda evidencia gráfica.
• Comunica y comparte a través de correos, página web, redes sociales o cualquier canal, los resultados del evento.
• Incorpora estos resultados, a la Memoria Histórica de tu empresa.

3. Aunque delegue la logística, supervísela, preocúpese y ocúpese de que no haya contratiempos.

• Sea obsesivo respecto a los detalles, recuerda que un simple desliz, puede arruinar todo el evento.
• En algunas empresas tuvimos una persona encargada para estos eventos y en otras simplemente nos repartimos las funciones de facilitadores, guías, organizadores, como quieras llamarles.
• Las tres cosas más importantes que debes supervisar son: la agenda del día, el lugar que será la sede del evento (te recomiendo que esté listo con al menos 40 minutos de antelación a la hora de inicio) y los servicios de terceros, tales como autobuses y el buffet y/o comidas.
• Te confieso que lo más que me ha fallado han sido las gestiones con los tiempos de traslados hacia y desde el lugar. Resulta muy molesto depender de un tercero que te falle a la hora buena. Presta mucha atención a los traslados y trata de tener comunicación constante con sus responsables.

Recomendaciones Específicas:

Estos son los 4 tipos de eventos más comunes, en los que he tenido la oportunidad de participar y/u organizar y mis recomendaciones específicas, las que me han funcionado, son:

1. Reuniones o Balances Trimestrales de Gestión de Capital Humano.

• Invita a directivos, jefes intermedios, trabajadores que puedan aportar o que se merezcan estar y a colegas de otras empresas del sector.
• Invita a familiares de los participantes.
• Hazlo en un lugar fuera de la Empresa.
• No hables demasiado tú, deja que los verdaderos conductores de la reunión sean tus colaboradores y los invitados.
• Selecciona en tu equipo al más destacado del período y al que más avanzó. Haz igual con los jefes intermedios y con los directivos.

2. Encuentros deportivos-culturales.

• Conforma equipos en cada área o integrados y que vistan uniformes propios de la empresa, con su logotipo y nombre.
• Si existe la posibilidad, hazlo en las instalaciones deportivas de tu empresa o áreas cercanas en la comunidad.
• Dale toda la publicidad posible por todos los medios disponibles. (antes y después del evento)
• Entrega juegos de medallas y diplomas de reconocimientos a participantes y ganadores.
• Conforma un equipo que represente a la empresa en torneos locales o sectoriales.
• Vincula los dos encuentros, el deportivo y el cultural. En sesiones diurnas los deportivos y a continuación como cierre, el cultural.

3. Cumpleaños colectivos.

• Invita a familiares de los homenajeados.
• Entrega una postal con un poema, alegórico al día y a las cualidades del homenajeado.
• Sorprenda con el tipo de pastel a compartir. (incluya ocurrencias graciosas, más o menos velitas de la cuenta, frases estimulantes, etc.)
• Aproveche esta oportunidad y mézclala con los resultados “del juego del amigo secreto”

4. Fiestas de Fin de Año.

• Invite al menos a un familiar por trabajador.
• Influye en tu CEO o director general, para que reciba o pase por cada una de las mesas de todos los trabajadores y les dé las gracias por participar.
• Diseña dinámicas de trabajo en grupos, que enseñen o potencien algún valor de la empresa y a la vez motiven y alegren. (Trata de que no sean las mismas del año anterior)
• Permita que los trabajadores reconocidos y homenajeados, hagan algún comentario breve, sobre sí mismo y sobre la empresa.
• Aproveche y reconozca a los mejores trabajadores del año, a los que más aportaron, a los que más tiempo llevan en la empresa (10, 15, 20, 25 o más años trabajando de forma ininterrumpida).
• Importante que la selección de los trabajadores destacados, sea adecuada, porque si no, obtendrás un efecto contrario, perderás credibilidad. Te confieso que ha pasado en empresas donde he trabajado y es nefasto y muy difícil de revertir.
• En el discurso oficial, hable de los proyectos futuros y de la importancia de tu gente para conseguirlos, incluso puedes nombrar nuevamente a las personas homenajeadas, poniéndolas de ejemplos.

Tampoco olvides, que tus líderes deberán ser capaces de reconocer, agradecer y premiar en el día a día a sus colaboradores, tampoco se trata de esperar por los grandes eventos.

Al igual ocurrirá con los espacios informales, para felicitar por el nacimiento de algún hijo de tus colaboradores, logros o éxitos escolares, en fin con aquellas cosas que humanamente se deban agradecer y no haya que esperar tanto.

Recuerda que los eventos memorables perduran en la mente de tus colaboradores para toda la vida, no los desaproveches, diséñalos y genéralos de forma efectiva.

Créelo, vale la pena, como dice Calviño (destacado y popular psicólogo cubano)

¿Y tú, cómo generas eventos o momentos memorables con tu gente?

Compártelos, así seguimos aprendiendo todos.