Sunday, May 1, 2016

¿Cómo saber si tu proceso de selección fue efectivo?

¿Cómo saber si tu proceso de selección fue efectivo?
El proceso de selección del personal en cualquier empresa grande, mediana o pequeña, juega un rol clave en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.
Diseñarlo y ejecutarlo con el mayor rigor posible y a la misma vez, lograr la efectividad requerida, constituye un gran reto, para cualquier profesional encargado de llevarlo a cabo.
Hoy comparto contigo, 3 Claves que incluyen preguntas y KPI’s, para evaluar la efectividad de tu proceso de selección del personal.


Para muchos colegas y especialistas de gestión de personas, un proceso de selección para ser efectivo, necesita de un tiempo prudencial y de cumplir con ciertos pasos, ya que según ellos, si acortamos uno u otros, estaremos disminuyendo proporcionalmente la efectividad del proceso, con las implicaciones negativas asociadas.

Para otros, lo más importante es ir recortando tiempo, en cada una de las fases planificadas del proceso, lograr contratar a los candidatos, en el menor tiempo posible y cubrir las necesidades de personal que demandan sus empresas.

Independientemente de que si tu empresa, subcontrate el servicio de selección de personal a terceros o lo ejecute ella misma, hay un elemento que no debe descuidar jamás: Evaluar su efectividad.

Claves para evaluar la efectividad de tu proceso de selección del personal
  1. Hacerte preguntas relacionadas con tu proceso de selección. (solo te brindo algunas de las más importantes)

  • ¿Tienes un procedimiento formal y por escrito de todo el proceso de selección? ¿Cómo es, simple, lo entiende todo el mundo o es engorroso?
  • ¿Cuántos pasos hay que dar para contratar definitivamente a un candidato?
  • ¿Tienes definidos los tiempos estimados en cada fase o pasos del proceso de selección?
  • ¿Cuántos días se utilizan como promedio para ejecutar un proceso, plan y real?
  • ¿Qué tiempo se consume en cada fase o paso, plan y real?
  • ¿Cuáles procesos consumen más tiempo?  ¿qué puestos?
  • ¿Cuántas personas participan en el proceso?
  • ¿Cuántos canales de reclutamiento se utilizan? ¿Cuántos canales o portales de reclutamiento aportan candidatos, pero no personal contratado? ¿Cuáles canales son más efectivos y aportan mejores candidatos? ¿Dónde centrar los esfuerzos de difusión y no malgastar dinero?
  • ¿Cuál es el costo total promedio de un proceso de selección?
  • ¿Cuál es el gasto de papel en un año?
  • ¿Cuáles son tus necesidades de personal para cubrir puestos de trabajo vacantes?
  • ¿Cuántos candidatos optan por una plaza como promedio?
  • ¿Cuántos puestos (totales y claves) permanecen sin cubrir? ¿Tiempo promedio que permanecen sin cubrir?
  • ¿Cuántos de los nuevos candidatos que ingresan, duran menos de un año?
  • ¿Cuántos de los nuevos candidatos que ingresan, no tienen resultados satisfactorios en sus  evaluaciones del desempeño?
  • ¿Cuántos aprueban su período de prueba?
  • ¿Cuántos trabajadores claves se te van todos los años?

  1. Tener claro que objetivos quieres lograr y convertir esas preguntas en indicadores a medir.

Una vez que te hayas hecho todas las preguntas que consideres oportunas sobre tu proceso de selección, deberás definir los objetivos a  lograr durante el año, los indicadoreso KPI’s para medirlos y valorar tu capacidad para hacerlo.

Por ejemplo: ¿cómo empecé yo?

Decides que tu empresa necesita disminuir los costos en cada contratación o proceso de selección, pero no sabes en qué porcentaje hacerlo (definir objetivo), porque es la primera vez que lo haces, no tienes referencia, solamente estás seguro que es costoso, que se puede mejorar y porque además, la Empresa trazó una estrategia  de costos bajos, en todas las áreas.

Pues lo primero que te aconsejo es “desmenuzar” el proceso en cada una de sus etapas y estimar los tiempos máximos que puedes demorarte en su ejecución. Estos serán tus parámetros base o planificados de cada etapa.

Con esta primera aproximación, decide en qué porcentaje, estás dispuesto a mejorarlo.

Una vez que empieces a medir el indicador, “Costo promedio de un proceso de selección” y cierres un período, digamos un trimestre, un semestre o un año, estarás en condiciones de fijarte objetivos un poco más claros.

Para esto necesitarás herramientas, softwares o simplemente hojas de cálculo en Excel, (para ir empezando). También debes preparar al responsable de medir este indicador, pues debe saber cómo calcularlo, saber interpretar qué significa y qué elementos de gastos incluir y medir en cada proceso, de dónde obtenerlos, con qué periodicidad, etc.

Procedes de forma similar con el resto de los objetivos e  indicadores que definiste. Por supuesto habrán indicadores que ya estés midiendo y te será mucho más fácil definir el objetivo y medirlo.

Posibles Indicadores a utilizar (Escoger y utilizar los que se adecuen a tu estrategia empresarial)

  • Tiempo promedio para ejecutar los procesos de selección del personal. (Totales y Claves) o Tiempo hasta cubrir un puesto vacante.
  • Costo promedio de un proceso de selección. (Totales y Claves) o Costo medio de Contratación por Empleado que se incorpora nuevo a la organización.
  • Índice de Retención del Personal Clave.
  • Índice de Fluctuación del Personal de Nuevo Ingreso. (Totales y Claves)
  • Porcentaje de Nuevos Ingresos con evaluaciones del desempeño satisfactorias. (Totales y Claves)
  • Porcentaje de candidatos que aprueban su período a prueba.
  • Porcentaje de Nuevos Ingresos que generan conflictos laborales.
  • Número de entrevistas por reclutamiento.
  • Costos de rotación de personal.
  • Ejecución del presupuesto
  • Quejas/alabanzas de los clientes.
  • Satisfacción de los clientes con el proceso de contratación.
  • Satisfacción de los clientes y usuarios con los servicios prestados por el área de gestión de personas (Encuestas)
  • Índice de entrevistas por oferta
  • Número de anuncios de selección.
  • Número de solicitudes por oferta de trabajo.
  • Tiempo requerido para orientar a los nuevos empleados.
  • Rendimiento de los empleados recién contratados.
  • % de procesos con dos o más candidatos
  • % de Completamiento de la plantilla (Total y Claves)
  • Movimientos internos del personal de nuevo ingreso
  • Antigüedad Media del personal de la Empresa
  • Grado de satisfacción con la Inducción/acogida
  • Porcentajes de contratación externa/interna
  • Antigüedad media de los empleados claves

  1. Medir, debatir y mejorar.

La mayoría de softwares de reclutamiento y selección te hacen muchos de estos cálculos por ti. Si no estás en condiciones de adquirir uno, al menos utiliza hojas de cálculo en Excel, como te aconsejaba anteriormente.
Lo importante es medir los indicadores que hayas escogido y comparar sus resultados con los valores base que hayas definido o con los de tu competencia. Valoras las desviaciones y trazas un plan de acciones de mejoras.
Yo siempre recomiendo utilizar la mejor herramienta probada que existe, que es el Cuadro de Mando Integral, porque realmente te ayudará a traducir la estrategia de tu empresa en objetivos claros y medibles,  a través de indicadores claves, en este caso, del proceso de selección del personal.
De forma simple y muy gráfica te va a dar los elementos suficientes para hacer una valoración final. Aunque debes definir previamente, pautas específicas para decidir, si tu proceso de selección del personal es efectivo o no, en función del cumplimiento de cada objetivo trazado.
Ejemplo:
Si te propusiste 5 objetivos y estás midiendo 5 indicadores, debes definir cuáles tienen mayor peso según su importancia y su impacto en el cumplimiento de la estrategia de la empresa. Puedes auxiliarte de la experiencia en sistemas de gestión de la calidad y definir digamos, que debes cumplir con al menos 3 indicadores (incluyendo el de más peso o importancia) y los otros dos, mantenerlos con un rango no mayor del 10% en sus desviaciones de los valores base, para decir que tu proceso de Selección del Personal, fue efectivo o no.
Con estas valoraciones, elaboras un Informe Final, donde llegues a conclusiones sobre la Efectividad de tu Proceso de Selección del Personal.
Lo presentas una o dos veces al año, en tu Consejo de Dirección, comité de Gerencia, Consejo de Administración u otro órgano de dirección que tengas implantado y lo discutes, para buscar y tratar de generar compromiso de los directivos, con las mejoras propuestas.
Cierro con uno de mis 10 consejos básicos para los directivos y especialistas de gestión de personas, “Por ningún motivo dejes de medir y mejorar”.

Si te gustó el post, me ayudarías mucho, si lo compartes en tus redes sociales.
¿Qué otras preguntas e indicadores claves para medir la efectividad del proceso de selección de personal en tu empresa, pudieras adicionar al debate?

También me gustaría que dejaras tus comentarios y sugerencias. Siempre son bienvenidas en este Blog y aportan mucho.

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