El proceso de
selección del personal en cualquier empresa grande, mediana o pequeña,
juega un rol clave en el cumplimiento de sus
objetivos estratégicos.
Diseñarlo y
ejecutarlo con el mayor rigor
posible y a la misma vez, lograr la efectividad
requerida, constituye un gran reto, para cualquier profesional encargado
de llevarlo a cabo.
Hoy comparto contigo, 3 Claves que incluyen preguntas y
KPI’s, para evaluar la efectividad de tu proceso de selección del personal.
Para
muchos colegas y especialistas de gestión de personas, un proceso de selección
para ser efectivo, necesita de un tiempo prudencial y de cumplir con ciertos
pasos, ya que según ellos, si acortamos uno u otros, estaremos disminuyendo
proporcionalmente la efectividad del proceso, con las implicaciones negativas
asociadas.
Para
otros, lo más importante es ir recortando tiempo, en cada una de las fases
planificadas del proceso, lograr contratar a los candidatos, en el menor tiempo
posible y cubrir las necesidades de personal que demandan sus empresas.
Independientemente de que si tu empresa,
subcontrate el servicio de selección de personal a terceros o lo ejecute ella
misma, hay un elemento que no debe descuidar jamás: Evaluar su efectividad.
Claves para
evaluar la efectividad de tu proceso de selección del personal
- Hacerte preguntas relacionadas con tu proceso de selección. (solo te brindo algunas de las más importantes)
- ¿Tienes un procedimiento formal y por escrito de todo el proceso de selección? ¿Cómo es, simple, lo entiende todo el mundo o es engorroso?
- ¿Cuántos pasos hay que dar para contratar definitivamente a un candidato?
- ¿Tienes definidos los tiempos estimados en cada fase o pasos del proceso de selección?
- ¿Cuántos días se utilizan como promedio para ejecutar un proceso, plan y real?
- ¿Qué tiempo se consume en cada fase o paso, plan y real?
- ¿Cuáles procesos consumen más tiempo? ¿qué puestos?
- ¿Cuántas personas participan en el proceso?
- ¿Cuántos canales de reclutamiento se utilizan? ¿Cuántos canales o portales de reclutamiento aportan candidatos, pero no personal contratado? ¿Cuáles canales son más efectivos y aportan mejores candidatos? ¿Dónde centrar los esfuerzos de difusión y no malgastar dinero?
- ¿Cuál es el costo total promedio de un proceso de selección?
- ¿Cuál es el gasto de papel en un año?
- ¿Cuáles son tus necesidades de personal para cubrir puestos de trabajo vacantes?
- ¿Cuántos candidatos optan por una plaza como promedio?
- ¿Cuántos puestos (totales y claves) permanecen sin cubrir? ¿Tiempo promedio que permanecen sin cubrir?
- ¿Cuántos de los nuevos candidatos que ingresan, duran menos de un año?
- ¿Cuántos de los nuevos candidatos que ingresan, no tienen resultados satisfactorios en sus evaluaciones del desempeño?
- ¿Cuántos aprueban su período de prueba?
- ¿Cuántos trabajadores claves se te van todos los años?
- Tener claro que objetivos quieres lograr y convertir esas preguntas en indicadores a medir.
Una vez que te hayas hecho todas las preguntas que consideres oportunas
sobre tu proceso de selección, deberás definir
los objetivos a lograr durante el año,
los indicadoreso KPI’s para medirlos y valorar tu
capacidad para hacerlo.
Por ejemplo: ¿cómo empecé yo?
Decides que tu empresa necesita disminuir
los costos en cada contratación o proceso de selección, pero no sabes en qué porcentaje hacerlo (definir objetivo),
porque es la primera vez que lo haces, no tienes referencia, solamente estás
seguro que es costoso, que se puede mejorar y porque además, la Empresa trazó
una estrategia de costos bajos, en todas
las áreas.
Pues lo primero que te aconsejo es “desmenuzar”
el proceso en cada una de sus etapas y
estimar los tiempos máximos que puedes demorarte en su ejecución. Estos
serán tus parámetros base o planificados de cada
etapa.
Con esta primera aproximación, decide en
qué porcentaje, estás dispuesto a mejorarlo.
Una vez que empieces a medir el indicador,
“Costo promedio de un proceso de selección” y cierres un período,
digamos un trimestre, un semestre o un año, estarás en condiciones de fijarte
objetivos un poco más claros.
Para esto necesitarás herramientas, softwares o simplemente hojas de
cálculo en Excel, (para ir empezando). También debes preparar al responsable de
medir este indicador, pues debe saber cómo calcularlo, saber interpretar qué
significa y qué elementos de gastos incluir y medir en cada proceso, de dónde
obtenerlos, con qué periodicidad, etc.
Procedes de forma similar con el resto de los
objetivos e indicadores que definiste.
Por supuesto habrán indicadores que ya estés midiendo y te será mucho más fácil
definir el objetivo y medirlo.
Posibles
Indicadores a utilizar (Escoger y utilizar los que se adecuen a tu estrategia
empresarial)
- Tiempo promedio para ejecutar los procesos de selección del personal. (Totales y Claves) o Tiempo hasta cubrir un puesto vacante.
- Costo promedio de un proceso de selección. (Totales y Claves) o Costo medio de Contratación por Empleado que se incorpora nuevo a la organización.
- Índice de Retención del Personal Clave.
- Índice de Fluctuación del Personal de Nuevo Ingreso. (Totales y Claves)
- Porcentaje de Nuevos Ingresos con evaluaciones del desempeño satisfactorias. (Totales y Claves)
- Porcentaje de candidatos que aprueban su período a prueba.
- Porcentaje de Nuevos Ingresos que generan conflictos laborales.
- Número de entrevistas por reclutamiento.
- Costos de rotación de personal.
- Ejecución del presupuesto
- Quejas/alabanzas de los clientes.
- Satisfacción de los clientes con el proceso de contratación.
- Satisfacción de los clientes y usuarios con los servicios prestados por el área de gestión de personas (Encuestas)
- Índice de entrevistas por oferta
- Número de anuncios de selección.
- Número de solicitudes por oferta de trabajo.
- Tiempo requerido para orientar a los nuevos empleados.
- Rendimiento de los empleados recién contratados.
- % de procesos con dos o más candidatos
- % de Completamiento de la plantilla (Total y Claves)
- Movimientos internos del personal de nuevo ingreso
- Antigüedad Media del personal de la Empresa
- Grado de satisfacción con la Inducción/acogida
- Porcentajes de contratación externa/interna
- Antigüedad media de los empleados claves
- Medir, debatir y mejorar.
La mayoría de softwares de reclutamiento y
selección te hacen muchos de estos cálculos por ti. Si no estás en condiciones
de adquirir uno, al menos utiliza hojas de cálculo en Excel, como te aconsejaba
anteriormente.
Lo importante es medir los indicadores que hayas escogido y comparar sus resultados con los valores base que hayas definido
o con los de tu competencia. Valoras las desviaciones
y trazas un plan de acciones de mejoras.
Yo siempre recomiendo utilizar la mejor
herramienta probada que existe, que es el Cuadro de Mando Integral,
porque realmente te ayudará a traducir la estrategia de tu empresa en objetivos
claros y medibles, a través de
indicadores claves, en este caso, del proceso de
selección del personal.
De forma simple y muy gráfica te va a dar los
elementos suficientes para hacer una valoración final. Aunque debes definir previamente, pautas específicas para
decidir, si tu proceso de selección del personal
es efectivo o no, en función del cumplimiento de cada objetivo trazado.
Ejemplo:
Si te propusiste 5 objetivos y estás midiendo
5 indicadores, debes definir cuáles tienen mayor peso según su importancia y su
impacto en el cumplimiento de la estrategia de la empresa. Puedes auxiliarte de
la experiencia en sistemas de gestión de la calidad y definir digamos, que
debes cumplir con al menos 3 indicadores (incluyendo el de más peso o
importancia) y los otros dos, mantenerlos con un rango no mayor del 10% en sus
desviaciones de los valores base, para decir que tu proceso de Selección del Personal,
fue efectivo o no.
Con estas valoraciones, elaboras un Informe Final, donde llegues a conclusiones
sobre la Efectividad de tu Proceso de Selección
del Personal.
Lo presentas una o dos veces al año, en tu
Consejo de Dirección, comité de Gerencia, Consejo de Administración u otro
órgano de dirección que tengas implantado y lo discutes, para buscar y tratar
de generar compromiso de los directivos, con las mejoras propuestas.
Cierro con uno de mis 10 consejos básicos para los directivos y
especialistas de gestión de personas,
“Por ningún motivo
dejes de medir y mejorar”.
Ahora, si de verdad
te quieres convertir en un Experto
Analítico en RRHH de Clase Mundial, te aconsejo que te inscribas en mis dos Cursos.
Curso
No 1: ¿Cómo
construir y medir los KPI’s de RRHH en tu organización? 180 KPI’s que te
ayudarán en tu empeño.
Curso No 2: ¿Cómo medir
la Efectividad de la Gestión de RRHH? 9 Métodos Prácticos.
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Si te gustó el
post, me ayudarías mucho, si lo compartes en tus redes sociales.
¿Qué otras
preguntas e indicadores claves para medir la efectividad del proceso de
selección de personal en tu empresa, pudieras adicionar al debate?
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