Sistema de Gestión de Personas. En busca de la efectividad perdida.

Un colega español, que conocí hace varios años atrás, en un evento iberoamericano de gestión del conocimiento, me comentaba que uno de sus retos y a la vez, exigencias de su CEO, en cuanto entró a una compañía de alimentos fue, “encontrarse nuevamente con la efectividad del sistema de gestión de personas de antaño”.

En aquel momento le hice tres preguntas a mi amigo y colega y si son preguntas que te estás haciendo ahora mismo, pues te aconsejo que no te pierdas este post.

• ¿Es efectivo o no, tu actual sistema de gestión de personas?
• ¿Cómo los sabes?
• ¿Mides la efectividad de algunas prácticas de gestión de personas por separado o de forma global?

A mí me causó asombro inicialmente, porque no entendía, que esa empresa hubiera involucionado tanto, como para reencontrarse con viejas prácticas, que tal vez no funcionaran en esos momentos. Aunque sé por experiencia propia, que algunas cosas del pasado siguen funcionando muy bien.

Existen y se aplican, diferentes modelos de gestión de personas. Te aconsejo que le dediques tiempo y creatividad, a la creación de un modelo propio, que combine las mejores experiencias sectoriales, nacionales e internacionales y que por supuesto, responda a los intereses específicos de tu empresa.

La participación de mandos medios y directivos en su diseño, es crucial.

Nada más perjudicial que copiar buenas prácticas de otros, sin adaptarlas a tus condiciones específicas y cultura organizacional.

A mí me funcionaron estas claves y de seguro te ayudarán a convertira tu empresa en un referente en la gestión de personas.

Si quieres contribuir en tu empresa a tener un sistema de gestión de la calidad más efectivo, con la aplicación de la nueva norma ISO 9001 del 2015, pues debes contar con un sistema de gestión de personas más efectivo, amigable y relevante.

Siempre he soñado con elaborar un Indicador Global de Efectividad de la Gestión de Personas, ¿universal o local?, al estilo del que utilizan para medir la fuerza y la efectividad de los jugadores de ajedrez (ELO).

Sí, ya sé que casi nadie o muy pocos saben cómo se calcula el ELO, pero la gran mayoría de los que siguen el juego ciencia, sabe que si un jugador está por encima de los 2700 puntos de ELO, es un jugador extra-clase y de la élite y si logra superar los 2800 (muy pocos), son fenómenos.

Créeme, estoy cerca de lograrlo, (tal vez con tu ayuda, antes de que acabe el año) aunque hoy te comentaré algo más sencillo y práctico, que he utilizado en mis funciones como directivo de gestión de personas.

Hoy por hoy casi todo se mide en este mundo y ya es fácil calcular hasta el grado de competitividad de un país, pero sin embargo aún tenemos grandes problemas con calcular y mantener la efectividad de nuestras prácticas de gestión de personas.

Después de esta conversación inicial, estos fueron los consejos y respuestas que intercambié con mi amigo español:

1. ¿Es efectivo o no, tu sistema de gestión de personas?

Es una de las grandes preguntas que debes hacerte como profesional de la gestión de personas.

A estas alturas, ya sabes que efectividad, es la suma de eficiencia más eficacia o hacer correctamente las cosas correctas.

Si te inclinas o decantas más, por una o por otra arista, podrás estar gestionando personas de forma eficiente, con unos costos razonablemente buenos, pero tal vez con prácticas que no estén contribuyendo a la consecución de los objetivos de tu empresa. Por otra parte y a la inversa, puedes tener unas prácticas maravillosas de gestión de personas, muy eficaces, pero que están drenando o dilapidando, los pocos recursos con que cuentas.

Ninguno de esos dos extremos es bueno. Por lo tanto, hay que buscar y lograr un equilibrio entre eficiencia y eficacia, en tus prácticas de gestión de personas.

2. ¿Cómo saber si tu sistema de gestión de personas es eficiente y eficaz a la misma vez?

• Midiendo la gestión de personas.

Los tradicionales indicadores de gestión de personas,  que miden eficiencia o tiempo y costos de cada actividad o subproceso, son necesarios, pero no suficientes, tienen algunas lagunas o carencias, en el impacto en el negocio.

No es lo mismo medir, lo que tú inviertes en Retribución Flexible por trabajador, que medir, cuánto valor añadido o agregado, le incorporó ese mismo trabajador por cada dólar o euro invertido en su retribución flexible.

Los dos indicadores son necesarios, pero el segundo, apunta mejor a su contribución al negocio.

Tal vez en un primer momento sea un poco difícil correlacionar y medir impactos, pero debe ser el camino.

Si no tienes herramientas poderosas que te permitan correlacionar estos indicadores o KPI’s, puedes pensar en analizarlos juntos, aunque se midan por separados.

Ejemplo: Medía 3 indicadores por separado, pero los juntaba en su análisis. La Inversión en Formación y Desarrollo por Trabajador Clave, después era analizada para comprobar si se justificaba en el Crecimiento de sus Competencias y en el Incremento de la Productividad del Trabajo.

Para poder identificar, los KPI más adecuados para tu empresa, es importante que tengas claros tus objetivos estratégicos.

No olvides que primeramente debes estar convencido, que medir la actividad de gestión de personas es importante, si no, tu proyecto de medición no triunfará.

• Planificando y ejecutando autocontroles o auditorías internas, de forma parcial o total al sistema de gestión de personas, para asegurarte que funciona adecuadamente.

Anualmente, debes elaborar un Programa de Acciones de Autocontrol, donde se incluyen las fechas en que se controlará y monitoreará cada subproceso de gestión de personas, en cada una de las áreas y unidades de negocios.

Deberás diseñar y utilizar Guías propias de Autocontrol con alcance parcial a cada uno de los subprocesos o con alcance total, a todo el sistema de gestión de personas, para verificar la correcta implementación de tus políticas en toda la empresa.

• Utilizando encuestas de satisfacción con las prácticas de gestión de personas a trabajadores y directivos (principales gestores de personas).

Recuerda el viejo adagio, de que no es el cocinero quien dice si la comida está buena o no, serán los comensales.

Por muy enamorado que estés con tus prácticas de gestión de personas, son los trabajadores y sobre todo, los mandos medios y los directivos los que deciden si son funcionales o no.

Por lo tanto debes retroalimentarte con bastante frecuencia de ellos, de lo que piensan de tus prácticas de gestión de personas, de sus inconformidades, de sus propuestas de mejoras.

Puedes diseñar y utilizar encuestas sencillas y prácticas para ello, incluso con las nuevas tecnologías, se hace más fácil y lo puedes hacer con mayor frecuencia.

• Observando y escuchando.

Te recomiendo encarecidamente prestar mucha atención a lo que pasa y sucede a tu alrededor. A tu área entran muchas personas con mucha frecuencia, escucha sus criterios, sus quejas, sus inconformidades.

No olvides salir de tu área y frecuentar los lugares y áreas donde se deciden los niveles de producción o prestación de servicios, es una fuente clave de información. Te enteras fácilmente de problemas de coordinación y comunicación entre áreas, de motivación, de conflictos de intereses, entre otros, por lo que las posibilidades de mejoras aumentan considerablemente.

3. ¿Mides la efectividad de algunas prácticas de gestión de personas por separado o de forma global?

Deberás utilizar los resultados de las mediciones de los Indicadores de Efectividad de cada subproceso de gestión de personas, (preferentemente incluidos en tu Cuadro de Mando Integral).

Debes llegar a conclusiones definitivas, donde expliques si es efectiva o no, una determinada práctica de gestión de personas.

A mí me funcionaba muy bien algunos principios de la gestión de la calidad, combinados con un Cuadro de Mando Integral. Para llegar a conclusiones, definía pautas para decidir, si una práctica era efectiva o no en función de la cantidad de indicadores verdes, rojos y amarillos. (Alertas que proporciona el CMI, en función de las desviaciones de las metas de cada indicador)

Para hacer una valoración completa de todo el sistema de gestión de personas, utilizaba un método similar, aunque diferenciando el valor o peso específico de cada práctica y de cada indicador.

De todo este análisis dejas evidencias, que servirán de base para la elaboración  y discusión de un informe valorativo, en cada una de las áreas y posteriormente en los Consejos de Dirección de la Empresa. Se dejarán por escrito los compromisos/acuerdos con la mejora continua.

En la actualidad contar con un sistema de gestión de personas efectivo, no es un lujo, es una necesidad imperiosa.

Si crees que los consejos intercambiados con mi colega y amigo español, te son útiles, compártelos en tus redes sociales.

Te agradecería que me des tus opiniones y sugerencias personales, en cuanto a la efectividad de tu sistema de gestión de personas.