Equipos de Gestión de Personas, ¿Bomberos, policías o aliados efectivos?

Si eres sincero contigo mismo, coincidirás conmigo que casi seguro le dedicas o le has dedicado, muchísimo tiempo a dos roles tradicionales como directivo de gestión de personas, que a su vez, te deja o te dejó poco tiempo para un tercer rol todavía más importante.

En este post te doy algunas claves para descubrir y manejar cada uno de estos roles, como bombero apagafuegos, como policía, garante de la legalidad y sobre todo, como un aliado efectivo en tu empresa.

  

Anécdota personal:

En noviembre de 2007, acepté con mucho gusto, una propuesta de dirigir un equipo de “gestión de fuerza de trabajo”, en una de las empresas emblemáticas cubanas, PRODAL. (Producciones Alimentarias). Esta importante empresa, enclavada en La Habana, era en aquel momento, la más compleja de todo el sector pesquero, por sus procesos tecnológicos, por la gran masa de trabajadores en un mismo espacio físico, cerca de 1600 y por la diversidad de surtidos (más de 48 productos) que producía.

Ya conté cómo fue mi proceso de bienvenida, así que no te cansaré con esa historia nuevamente.

Dicho equipo contaba con casi 60 colaboradores, contando los recopiladores de datos primarios, en cada uno de los procesos.

Pues bien en mi presentación al equipo, de las nuevas ideas que traía, para mejorar, me sorprendió mucho un mini-discurso espontáneo de Rafaela, una carismática dirigente sindical (muy útil para mí, por cierto).

 “Amigo Juan Carlos, pareces una persona honesta y que te gusta mucho la actividad de recursos humanos, pero…esta empresa no solo muele carne de pavo, pollo, pescado, sino que muele cerebros. No hay mucho tiempo para pensar, ni mucho menos para implantar cosas novedosas, solo tendrás tiempo para apagar los fuegos que van apareciendo diariamente y prepararte para las constantes inspecciones y auditorías. Te digo además, que la anterior directora de RRHH, prácticamente se fundió y tuvo que irse por problemas de salud”.

Recuerdo que me pase la mano por la cabeza y por un momento empecé a dudar de las maravillas y retos, que me había pintado el director general, hacía apenas un par de horas. Respiré profundamente, le di las gracias a Rafaela y expresé  algunas palabras de aliento al equipo. La vida me demostraría cuánto de cierto y cuánto de exageración, fueron las predicciones de Rafaela.

Este recuerdo, me dio pie a parafrasear los comentarios de Rafaela y convertirlos en el tema central de este post, pues considero que aún persisten algunos roles tradicionales de los gestores de personas, que priorizamos por encima de otros más estratégicos.

Claves para descubrir y manejar roles, como bombero apagafuegos, como policía, garante de la legalidad y sobre todo como un aliado efectivo en tu empresa.

Bomberos:

Apagando fuegos constantemente. ¿Cuántas veces has oído de tu jefe, “Olvídate de eso ahora y enfócate en esta situación”? “Pero jefe, es que aún no he terminado de…., no importa te dije, ahora lo que cuenta es esto”

Lo triste es que tal vez la anterior tarea, también te la haya dado él mismo y entonces te quedas con un sabor tan amargo, que prefieres hacer caso y paralizar el proyecto anterior, que tanto habías planificado y te estaba ilusionando.

Atendiendo situaciones específicas y embarazosas, en el día a día de directivos, mandos medios y trabajadores.

Mi esposa, también profesional de gestión de personas, siempre me decía, que los directivos pensaban que los equipos de RRHH, eran un Cuerpo de Urgencias de un hospital y siempre acudían al mismo “sin siquiera hacerles los primeros auxilios” al problema.

En el caso específico de mi experiencia en Prodal, sufría mucho cuando veía venir a mi oficina, multitud de trabajadores insatisfechos con algo y cuando le preguntaba si el mando intermedio (jefes de brigadas) les había aclarado algo, enseguida me respondían que no. Me daba tristeza, porque sabía que ellos estaban preparados para dar una respuesta, que muchas veces eran las mismas que dábamos nosotros.

Nos pagan para eso, para resolver y aclarar situaciones relacionadas con las personas, dirás y tienes mucha razón. Estamos para dar soporte y apoyo a todas las unidades de negocios, a mandos intermedios, directivos, pero también estarás de acuerdo conmigo que muchos de ellos abusan y lo que tienen es miedo a decidir por ellos mismos y enfrentar.

Tal vez sea comodidad o el síndrome del menor esfuerzo. Es gracioso el dilema, pues si no cuentan con nosotros después hasta nos sentimos mal y si lo hacen, entonces pensamos mal.

¿Qué puedes hacer para resolver este dilema?

• Procura no quedarte sin agua para apagar los fuegos. La clave está en que siempre tengas respuestas satisfactorias, tener calma, paciencia, control emocional y tratar de no estresarte.

• Prepara y desarrolla a tus colaboradores, para poder delegarles la facultad de resolver la mayoría de los problemas potenciales con los clientes internos, antes de que lleguen a ti como directivo.

• Educa, prepara una vez más a tus mandos medios y directivos a ejercer liderazgo, a gestionar efectivamente a su gente.

• Educa a tus trabajadores a confiar en sus mandos medios y directivos. Solo cuando no tengan respuestas contundentes, que busquen apoyo en otras áreas.

Policías:

Velando por la disciplina laboral.

Si bien es cierto que es una de las funciones clásicas de cualquier área de gestión de personas, soy de los que cree firmemente en que debemos cambiar el paradigma, pues es desgastante y costosa.

Cada día son más las empresas que les importa poco el “presentismo” de sus trabajadores, aunque una gran mayoría todavía controlan los horarios de entrada y salidas.

En Prodal, teníamos automatizados el acceso y salida del centro y tributaba directamente al área de nóminas. El principal problema que tuve que enfrentar, fue con los Pagos por Retribución Flexible o Pagos por Resultados y Pagos de Estimulación en Divisas.

Nuestros reglamentos eran muy estrictos con el tema de las llegadas tardes y las ausencias y se penalizaban constantemente parcial o totalmente las cuantías de pagos.

Esto fue un foco de conflictos grande y acordamos, que cada Director de Unidad de Negocios revisara cada caso antes de los pagos y emitiera las autorizaciones correspondientes.

Le dimos participación y responsabilidad, con la disciplina laboral de sus equipos y con la resolución de posibles conflictos.

No descubro el agua fría al considerar que son los jefes en cada área, quienes deben saber dónde está su gente, por qué no llegó a la hora, por qué se fue antes de hora, por qué no aprovecha su tiempo, pero es muy común que esa responsabilidad sea del equipo de gestión de capital humano.

Cumplimiento de la legislación laboral y salarial, políticas, normas, procedimientos, reglamentos.

En el año 2010, mi último año como directivo en Prodal, tuve que atender a 18 controladores, auditores, inspectores, lo que da una media de 1.5 visitas atendidas por mes.

Había inspecciones que duraban una semana. Si sacas la cuenta de cuantos días se le dedican a recibir y atender este tipo de inspecciones, te darás cuenta que queda poco tiempo para pensar en cosas novedosas, estratégicas, como me alertaba Rafaela en la anécdota que te contaba.

Por mi experiencia te diré, que hay buscar y crear mecanismos ágiles de autocontrol en la gestión de personas, que te garanticen tranquilidad y confianza, en que lo que estás haciendo es lo correcto según lo reglamentado. Ante todo un garante de la legalidad.

Así evitarás costosas multas, sanciones administrativas, extensos planes de mejoras y acortarás los tiempos de las inspecciones, al tener todo mejor organizado, incluso delegando por momentos en tu reserva o sustituto, la atención directa a los inspectores.

Si acortas esos tiempos de atención a inspecciones, ganas tiempo para lo más importante que es pensar en cómo aportar valor a la empresa.

Aliados efectivos:

¿Quieres perpetuar la desconfianza de tus directivos con el área de gestión de personas?

¿Quieres dirigir o ser parte de un área que no tenga credibilidad?

¿Quieres tener apoyo en la ejecución de tus proyectos?

¿O quieres ser reconocido y respaldado por tu empresa y convertirte en un referente de gestión de personas?

La vida me ha demostrado que los dos primeros roles expuestos (Bomberos y Policías), siempre estarán presentes, de lo que se trata es de optimizar su ejecución y de prioridades, para tener tiempo para asuntos estratégicos, (como lo fue el rediseño de todos los sistemas de pagos, tarea que demandó un gran esfuerzo personal y de un grupo de valiosos colegas y colaboradores).

Por cierto, en un próximo post te contaré  cómo logramos superar este gran desafío y sus principales protagonistas.

Ahora te recuerdo que la prioridad deberá pasar, por convertirte en un Aliado Efectivo.

Para esto te aconsejo, estas claves que me funcionaron:

• Convertir la función de capital humano en estratégica, ya que permitirá que tu organización tome parte activa, en lugar de reactiva, en la configuración de su futuro, es decir, podrás emprender actividades e influir en ellas (en lugar de solo responder) y por consiguiente, podrás  controlar su destino.
• Convertir tus conocimientos, experiencias y sueños, en documentos rectores: Diseñando estructuras organizativas ágiles que sigan a la estrategia y no al revés. Manuales de Organización, roles, funciones, competencias, perfiles, facultades, responsabilidades.Modelo propio de gestión de personas, lo más simple posible, que funcione con efectividad. Diseño de procedimientos, prácticas, herramientas sencillas, sin perder rigor, que ayuden a los directivos en sus funciones, no que los pongan bravos toda la vida y que los mantengan enojados e insatisfechos.

• Construyendo una Cultura Organizacional fuerte, siendo promotores y transmisores de los Valores y la historia de la empresa.

• Construyendo y fomentando las relaciones interpersonales entre todos los trabajadores.

• Construyendo un entorno agradable y una cultura de reconocimiento robusta, propicias para desatar las fuerzas productivas y la innovación.

• Conformando un Cuadro de Mando Integral que realmente este alineado a la estrategia de la empresa y la apoye.
• Utilizando tecnologías en el área para ser más eficientes y dinámicos los servicios que presta a toda la empresa

Como ves, Rafaela tuvo razón en parte, tuve que enfrentar los mismos retos que me alertaba, pero aplicando estos aprendizajes, pude evitar caer en la trampa del estrés y ayudé a mi empresa, con el concurso de mi equipo y de los directivos en general, a convertirse en todo un referente de la gestión de personas.

Quiero cerrar con una cita de mi amigo Octavio Ballesta, uno de los blogueros de mayor influencia en temas de gestión del talento. RRHH 2.0: ¿Aliado de la operación, socio del negocio o agente de transformación empresarial?

 “Solo cuando la función de Recursos Humanos adquiere mayor influencia directiva y estratégica, aplica las mejores prácticas de gestión de talento, y potencia su credibilidad y alcance con tecnologías sociales de última generación, se favorece su habilitación efectiva como socio estratégico del negocio y agente relevante de transformación empresarial”

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