¿Cómo mantener las cosas simples en la gestión de capital humano?

Para cerrar este año 2015 y comenzar un 2016 mejor enfocado, quiero compartir contigo, algunas claves que me han ayudado a mantener las cosas simples en la gestión de capital humano.

Una de las frases que más me gusta de Jack Welch (considerado el mejor CEO del siglo XX), por el gran mensaje que me ha transmitido a lo largo de estos últimos años, es la siguiente:

“Mantener las cosas simples es una de las claves para los negocios. Los mensajes simples se transmiten más rápidamente, los diseños simples llegan al mercado más rápidamente y la eliminación de lo que no es esencial, hace que se tomen las decisiones más rápidamente” Fuente: Jack Welch: Las Pautas del Maestro, entrevista concedida a la Revista Gestión, edición octubre 2010.

Desde que leí esta frase, hace ya varios años, se ha convertido en una mis guías, en uno de mis faros, primero como especialista y posteriormente como director de gestión de capital humano. Y créanme, intentar y lograr simplificar y hacer las cosas sencillas, me ha dado muy buenos resultados.

Hoy, quiero compartir con ustedes, algunas claves que me han ayudado a mantener las cosas simples en la gestión de capital humano. Les garantizo que al aplicarlas, obtendrás resultados satisfactorios y sostenibles en el tiempo.

1.    Entender quiénes son realmente los gestores de personas.

2.    Entender las claves del negocio.

3.    Eliminar lo que no es esencial para la gestión de capital humano.

4.    Medir y mejorar lo que hacemos.

5.  Interactuar frecuentemente con todos los trabajadores y preocuparnos por ellos.

1.   Entender quiénes son realmente los gestores de personas.

Una de las primeras cosas que debemos tener claro es, entender quiénes son los verdaderos gestores de personas.

Parece obvio, pero muchas veces olvidamos, que desde el área de capital humano lo que debemos hacer, es construir, diseñar, desarrollar y ayudar a implementar las herramientas necesarias, para que los directivos y jefes intermedios, hagan lo mejor posible su papel, que no es otro que gestionar personas.

Este simple entendimiento nos evita “enamorarnos demasiado” con las herramientas que diseñemos y estar claros que los que verdaderamente deberán estar enamorados y satisfechos de dichas herramientas, son los que las van a utilizar.

Nos duele profundamente cuando un directivo o mando medio, nos critica alguna herramienta, por su ineficacia, pero te aconsejo llenarte de todo el valor posible, para reconocerlo.

Solía contarle a mis colaboradores, en las diferentes empresas donde laboré lo siguiente: “Imagínense por un momento que estén en un cañaveral, chapeando las malas hierbas con una guataca o con un machete que no tengan filo, o que tengan un agarre incómodo, ¿Cómo se sentirían?, Mal, me respondían, pues así mismo se sienten los gestores de personas cuando no tienen las herramientas adecuadas para hacer sus funciones y nosotros somos los responsables de diseñar y construir esos machetes y guatacas, simples, cómodos y eficaces”.

Trabajamos para los gestores de personas, no ellos para nosotros. Nuestra misión es convertir a esos directivos y mandos medios engestores de personas efectivos.

2.   Entender las claves del negocio.

Será muy difícil o casi imposible, proponer o hacer algo que realmente valga la pena en la gestión de personas, si no entendemos las claves del negocio donde estamos operando.

Debemos identificar qué es lo que realmente aporta valor a nuestras empresas, de dónde proceden los principales ingresos y dónde se concentran los principales costos.

Les cuento una anécdota de mi experiencia laboral. En una gran empresa cubana, PRODAL, (empresa de producciones alimenticias) donde fui director de capital humano por más de tres años, se nos planteó un gran reto relacionado con los sistemas de pagos. Yo era un "recién llegado", con muchas ideas frescas y muchos deseos de comerme al mundo, pero aún no dominaba bien, cómo funcionaban los procesos productivos.

Gracias al conocimiento que tenía mi equipo de los principales procesos productivos, nos fue relativamente fácil ponernos de acuerdo con el consejo de dirección, por dónde  debíamos empezar. Se determinó empezar por el área de producción de croquetas, pues era la que más ingresos generaba por su alta demanda, la que más personas involucraba y a la vez donde se concentraban la mayoría de costos asociados a desperdicios. 

Pues elaboramos una propuesta de sistema de pagos atractiva, que realmente respondía a los objetivos de la empresa y los resultados no se hicieron esperar. Se duplicó la producción de croquetas, se aprovechó mejor las capacidades instaladas, se redujeron los desperdicios y se incrementaron significativamente los ingresos personales de los trabajadores.

Solo después, se comenzó a mejorar los sistemas de pagos en el resto de las áreas, de manera personalizada y diferenciada, teniendo en cuenta su peso específico en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

3.   Eliminar lo que no es esencial para la gestión de capital humano.

Eliminar toda la burocracia debería ser tarea de todos en una empresa, pero desde el área de capital humano podemos hacer lo siguiente:

• Calcule el gasto de papel que utiliza mensualmente y defina con sus integrantes, cómo reducirlo. Se sorprenderá de los ahorros anuales.
• Desarrolle procedimientos de capital humano, sencillos y fáciles de aplicar, dándole participación a los ejecutores.
• Cuestiónese constantemente la cantidad de pasos de un procedimiento y elimine todos aquellos que aporten poco.
• Reduzca la cantidad de “documentos evidencias”, formalidades e incluso mezcle proformas. ¿Para qué contar con un documento que se pueda mezclar o incluir dentro de otro?
• Utilice el enfoque sistémico de gestión, evite duplicidades, las salidas de un subproceso de gestión de capital humano, pudieran ser las entradas de varios subprocesos a la vez. Ejemplo: Cuando evalúen el desempeño de sus colaboradores, ¿por qué no utilizar esos resultados directamente en el proceso de identificación de necesidades de capacitación y evitar otros formularios innecesarios?

4.   Medir y mejorar lo que hacemos.

Todos sabemos y damos por sentado que para mejorar hay que medir, que lo que no se mide no se puede gestionar ni mejorar.

Te aconsejo lo siguiente:

• Elabora una estrategia en tu área, definiendo objetivos  a corto, mediano y a largo plazo.
• Trata de diseñar e implementar un Cuadro de Mando Integral para la gestión de capital humano.
• Identifica los principales posibilitadores de la estrategia de tu empresa, en cada subproceso de gestión de capital humano y conviértelos en indicadores claves de rendimiento (KPI’s)
• Empodera a tus colaboradores y responsabilízalos con todo el ciclo de cada subproceso.
• Organiza y realiza reuniones frecuentes con tu equipo, para revisar el cumplimiento de tu estrategia (preferentemente trimestral), pero no dejes de invitar a los principales directivos y mandos medios e inclusos a algunos a trabajadores por áreas.
• Establezca como rutina, que en esas reuniones tus colaboradores detecten y debatan, al menos 5 oportunidades de mejoras en cada subproceso.

5.   Interactuar frecuentemente con todos los trabajadores y preocuparnos por ellos.

·       Sal de las oficinas e interactúa de forma natural con los trabajadores.

·    Pregúntales directamente sobre sus preocupaciones, expectativas y las formas en que pueden ayudar a mejorar su trabajo y a la gestión de personas.

·      Dale feedback constantemente, aunque tenga cuidado con lo que promete.

·    Trata de estar alerta y de escuchar con atención lo que te dicen tus colaboradores y trabajadores en general.

·     Convierta toda la información que recoja, en mejoras a los subprocesos de gestión de capital humano.

¿Deseas incorporar otras claves que te hayan funcionado? ¿Deseas compartirlas?

Te deseo un próspero año 2016, espero que se te cumplan tus sueños, que busques nuevos caminos para llegar a tus metas y sobre todo, que tengas mucha salud.

¡Muchas Felicidades! y sigue conmigo en el 2016, que ya tengo muchas cosas útiles para ti, desde e-books, entrevistas, hasta cursos en temas específicos, que sin dudas harán de ti un mejor profesional.