¿Qué información mínima debe contener el informe de gestión anual de la
actividad de los RRHH?
Existen mil maneras de hacer un Informe de Balance Anual de RRHH que funcione, desde extensas y bien documentadas Memorias Anuales, hasta presentaciones muy simples. Solamente te cuento mi experiencia personal y espero que te sea útil.
Encontrarás una propuesta de informe, con 5 aspectos que no deberían faltar en dicho informe de gestión de tus resultados anuales.
El informe de gestión de la actividad de
RRHH, es un documento donde se expone de
forma resumida, el cumplimiento de las principales acciones de planificación,
coordinación, dirección y control, durante un período de tiempo determinado,
por lo general, un trimestre, semestre o año, así como los logros o avances,
las principales oportunidades de mejora y las metas u objetivos en el futuro.
La
mayoría de los directivos de RRHH, sobre todo los más experimentados, tienen
bien desarrolladas las habilidades para informar a sus superiores y a sus
pares, los resultados de su gestión durante un período determinado.
Pero tal vez los más novatos aún se estén preguntando, cómo
hacer un informe de balance anual de su gestión de manera efectiva y concisa,
sin tanto agobio.
Precisamente
a ese grupo de directivos va dirigido este post.
Propuesta de Guía del Informe de Gestión
de los resultados anuales de RRHH.
- Cumplimiento de los Objetivos de RRHH del año que finaliza.
- Resume el cumplimiento de cada objetivo de RRHH, basándote en dos criterios, Cumplido o Incumplido, olvídate del dañino “Cumplido Parcialmente”.
- Vincula el cumplimiento o el incumplimiento de cada objetivo con el comportamiento de KPI’s (Key Performance Indicator-Indicadores Clave de Desempeño o Rendimiento), gráficos, infografías y criterios cualitativos.
- Recuerda que cada Objetivo de RRHH, debe tener asociado al menos un KPI.
- Elabora una Tabla con los KPI’s o indicadores claves de cada subproceso de gestión de personas, extraída preferentemente de un Cuadro de Mando Integral, donde se visualice de forma rápida, cuáles presentan desviaciones de las metas. (semáforo de colores)
- Describes los 3 principales avances o logros y las 5 Oportunidades de Mejoras más importantes en cada subproceso de RRHH.
- Estas últimas son la base de los nuevos objetivos y acciones a desarrollar en el próximo período.
Ejemplo
de un Caso Real:
Subproceso
de Selección del personal.
Objetivo
Anual: Reducir en un 50% la fluctuación
del personal de nuevo ingreso.
KPI
o Indicador Clave: % la fluctuación del
personal de nuevo ingreso, Valor base 30%, Meta 15% Valor Real 18%.
Objetivo
Incumplido.
Principales
Avances:
- Se cuenta con los perfiles de competencias de todos los puestos de trabajo.
- Buen desempeño de los nuevos ingresos que se quedan.
- La mayoría de los nuevos ingresos que se quedan son en puestos claves.
Principales
Oportunidades de Mejoras:
- Demoras en la ejecución del Proceso de Selección. Proceso de reclutamiento extenso, demoras en captar candidatos, demoras en la entrega de la documentación por parte de los candidatos, insuficiente seguimiento de la Especialista de RRHH a la duración de cada uno de los pasos.
- Insuficiente atractivo en las ofertas laborales. Mucha competencia por los candidatos en otros municipios de La Habana, no cumplimiento de las expectativas de los candidatos.
- Insuficiente calidad en los Procesos de Selección: Pocos candidatos en cada proceso, fallos en las evaluaciones psicológicas-no contamos en estos momentos con un psicólogo-, poca preparación de los directivos para aplicar instrumentos de selección efectivos.
- Insuficiente seguimiento a la Etapa de Integración del trabajador: por parte de la Especialista de RRHH y Directivos de la Empresa. Se hace muy formal.
- Insuficiente seguimiento a las causas potenciales y reales de abandono o fluctuación.
- Principales brechas en las competencias que exige tu cargo de Director de RRHH.
- Trata de mantener actualizado el Perfil de Competencias del cargo de Director de RRHH.
- Haz una autoevaluación sincera de tus competencias laborales e incluye criterios de tus pares y colaboradores y recomendaciones de evaluaciones del desempeño por parte de tu jefe. Si de verdad quieres mejorar, es muy aconsejable pedir retroalimentación teniendo como base, las competencias que exige tu cargo de director de RRHH, de forma anónima.
- Identifica y expón, las acciones de capacitación que pretendes acometer para superar las brechas detectadas.
- Desarrollo de tus colaboradores y de tus relevos.
- Explica el cumplimiento de los planes de capacitación de tus colaboradores, detallando aquellas nuevas competencias que adquirieron y las que les faltan, para garantizar o contribuir al éxito de los objetivos de tu empresa.
- Explica el cumplimiento de los planes de desarrollo individual de cada relevo, sustituto o reserva de tu cargo.
- Especifica cuáles relevos están listos para ser promovidos en ese momento, en caso de que te promuevan o tengas que salir de la organización.
- Explica las causas de los incumplimientos de los planes de capacitación, diferenciando bien las asociadas a tus colaboradores, a los proveedores de capacitación, a tu empresa y a ti como Director de RRHH y cómo
- Resultados de Auditorías y Controles recibidos en el área de RRHH.
- Explica a grandes rasgos la cantidad de auditorías y controles recibidos en el período, así como los principales fallos detectados, las acciones correctivas y preventivas desarrolladas y las que se llevarán a cabo.
- Explica la efectividad de tu sistema de autocontrol y evaluación de riesgos en RRHH.
- Principales objetivos de RRHH para el próximo año.
- Expón de manera simple y precisa, los 5 ó 6 objetivos fundamentales del área de RRHH para el próximo período, así como las tres acciones o iniciativas estratégicas fundamentales, para lograr cada uno de ellos.
Por último,
tres consejos que no debes olvidar:
- Revisa el Informe con tu gente, haciendo hincapié en los detalles. (calidad del contenido del informe, ortografía, tamaño y tipo de la letra utilizada, cantidad de palabras, si son o no atractivos los gráficos, etc.)
- Asegúrate que los Objetivos de RRHH para el próximo período, estén alineados con los objetivos de tu empresa.
- Reconoce el trabajo de todo el equipo y premia al mejor trabajador de RRHH del año.
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