Sunday, June 19, 2016

Presupuesto de Capacitación. ¿Cómo lograr que te lo aprueben sin hacerle modificaciones?

Presupuesto de Capacitación.
¿Cómo te sientes, cuando tu jefe te dice que debes cambiar otra vez, el Presupuesto Anual de Capacitación?
En este Post, quiero compartir contigo, algunas claves para lograr que te aprueben tu Presupuesto de Capacitación, sin tener que hacerle cambios o modificaciones.


Si eres el responsable directo de la Capacitación o el directivo de gestión de personas en tu empresa, hay varias situaciones molestas y desagradables, relacionadas con presupuestar los montos de dinero necesarios, para llevar a cabo tu Plan Anual de Capacitación.
Te esmeraste al máximo, a la hora de confeccionar el plan anual de capacitación y cuando lo presentaste por primera vez para su aprobación, te das cuenta que uno de los primeros acápites o ítems del presupuesto maestro que se recortan, es precisamente el de Capacitación.
Las causas del recorte pueden ser diversas, poco dinero para financiarlo, poca claridad en la ejecución de las acciones previstas, desconfianza de los proveedores de capacitación, acciones que no pueden demostrar su valía, etc. 
Nos ha pasado a casi todos los que tenemos responsabilidad con este asunto. He trabajado en empresas con presupuestos chicos (menos de 30 000.00 pesos cubanos al año) y en empresas poderosas, con presupuestos holgados, con más de 4 millones de dólares destinados a la Capacitación.
En casi todas (con honrosas excepciones) he comprobado una constante, una paradoja que se repite: el capital humano es el más importante, pregonan a viva voz los directores generales con los que he trabajado y de pronto, en el proceso de presupuestación de los gastos para el año, uno de los primeros elementos del gasto que analizan hasta la saciedad e incluso se recortan, es el de Capacitación.
Los que hacen esto, están matando el compromiso y el desarrollo de sus colaboradores y al final, más temprano que tarde, verán afectados o menguados  los resultados de sus empresas.
Ahora, te has preguntado ¿por qué pasa eso, por qué me cambian tanto las cifras de mi presupuesto? ¿Qué puedo hacer para que no pase o por lo menos, para que los cambios y recortes no sean tan drásticos?
En este Post, quiero compartir contigo, algunas claves para lograr que te aprueben tu Presupuesto de Capacitación, sin tener que hacerle cambios o modificaciones.
De antemano te diré que muchas de ellas fueron problemas con los choqué y que después pude convertir en buenas prácticas. Pasaron algunos años, antes de poder aplicarlas todas, pero los resultados que arrojaron, me estimularon a seguir aplicándolas y ahora las comparto contigo.
¿Cómo lograr que te aprueben el presupuesto de Capacitación en tu Empresa sin hacerle cambios?

Reflexiones y preguntas útiles:


  1. Definir con la dirección de tu Empresa, la manera o forma de hacerlo.

Parece obvio, pero muchos olvidan este crucial paso. Existen muchas maneras o formas de hacer un presupuesto de capacitación.

Lo importante es escoger una o la combinación de varias a la misma vez y negociarlo con tiempo, con la dirección de tu empresa. (y/o con aquellas personas en que deleguen la responsabilidad, contadores, financieros, planificadores, etc.)

Principal Ventaja: Conoces previamente el marco o los límites máximos en que se moverá tu presupuesto y tú mismo podrás hacer los ajustes necesarios, antes de llevarlo a aprobación.

Ejemplos: Podrían decidir que el Presupuesto de Capacitación, será sobre la base de:

  • Un porcentaje de los gastos totales de la Empresa.
  • Un porcentaje inferior o superior, al presupuesto de capacitación ejecutado durante el año anterior.
  • Un monto promedio histórico por trabajador capacitado.
  • Estimar los costos solo de las acciones de capacitación necesarias para el personal clave. (en épocas de crisis)
  • Estimar los costos de todas las acciones de capacitación necesarias, para llevar a cabo con éxito la estrategia de la empresa.

  1. Hacer un diagnóstico efectivo de necesidades de capacitación.

  • ¿Conoces cómo afectará la política estratégica de tu empresa a las necesidades de capacitación de tus trabajadores?
  • ¿Qué técnicas de diagnóstico son las más utilizadas y las más efectivas para detectar las necesidades de capacitación en tu empresa?
  • ¿Puedes incorporar otras técnicas más sencillas, económicas y participativas?
  • ¿Participan en el diagnóstico, jefes en todos los niveles, de conjunto con sus colaboradores y área de gestión de personas?
  • ¿El diagnóstico abarca a todos los trabajadores?

  1. Tener claro cómo y quiénes gestionan y controlan el presupuesto de capacitación.

  • ¿Es responsabilidad total del área de gestión de personas?
  • ¿Es responsabilidad total de los directivos y mandos intermedios?
  • ¿Existe responsabilidad compartida entre el área de gestión de personas y los directivos?

  1. ¿Cómo justificarlo?

  • ¿Entiendes y puedes hacer entender a los demás, las diferencias entre un gasto y una inversión, aunque lo sigas presupuestando como gastos?
  • ¿Tienes los elementos suficientes para demostrar los impactos de las acciones de capacitación del año anterior y los estimados para el actual?
  • ¿Tienes claros los objetivos de cada programa, de cada acción de capacitación y lo sabes comunicar de forma efectiva?
  • ¿Tienes elaborado un Plan de Capacitación para toda la Empresa, que incluye Planes en cada área, elaborados y negociados o colegiados con sus jefes?
  • ¿Tienes definidas las acciones o programas y costos por cada grupo de trabajadores en específicos o seleccionados: claves, directivos, mandos medios, etc.?
  • ¿Cuáles son las acciones o programas de capacitación, que suponen un mayor impacto en el cumplimiento de la misión y visión de tu empresa?
  • ¿Tienes elaborado un resumen ejecutivo, donde expongas los principales datos de interés o KPI’s de Capacitación? (costos por trabajador, horas o acciones de capacitación por trabajador, costos por horas de capacitación, incrementos estimados en la productividad del trabajo asociado a la capacitación, etc.)
  • ¿Puedes demostrar los niveles de coordinación que ya tienes con los proveedores de capacitación?


  1. Elementos de gastos a tener en cuenta

  • ¿Tienes claros y bien desglosados todos los elementos de gastos que componen el Presupuesto de Capacitación?

  • ¿Cada elemento del gasto de capacitación tiene un respaldo real?

Recuerda que no es lo mismo decir, 30 000 pesos para Capacitar a los trabajadores claves, que 30 000 pesos para ejecutar 200 acciones y cada acción con un costo asociado estimado y con un proveedor, mostrado en una simple hoja de Excel.
Como tampoco, que necesitan 1000 pesos para comprar libros de management, que decir que necesitan comprar 50 libros para 50 áreas,  con un precio estimado de 20 pesos cada uno.


En el mundo actual, donde la incertidumbre es una constante y los flujos de caja son tan ajustados, es muy difícil hacer un Presupuesto de Capacitación en una empresa y que de golpe y porrazo te lo aprueben, sin hacerles modificaciones o recortes.

No obstante, te aconsejo que no renuncies a la posibilidad de hacer un buen Presupuesto de Capacitación, sin tener que sufrir tanto, evitar duplicidades en el proceso y que de verdad responda a los intereses de tu empresa y de sus implicados.


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¿Me cuentas otras claves que consideras necesarias, para que te aprueben un Presupuesto de Capacitación sin tantas objeciones?

2 comments:

  1. Hola Juan Carlos! Como tu lo dices creo que es súper clave la encuesta de detección de necesidades de capacitación, pero a parte de ello me parece que el líder o persona encargada del proceso de capacitación debe demostrar también su capacidad de gestión al utilizar, para las capacitaciones otros recursos, por ejemplo la generación de alianzas externas (Ejemplo con proveedores o clientes de la misma empresa) o internos (Con el mismo personal de la empresa ya que siempre tendremos personas muy capacitadas en distintos temas). Esto le demostraría a los directivos que somos recursivos y de esa manera se nos abriría más fácil la puerta para que nos apruebe el presupuesto, además el hacerlo fortalecería las redes de la organización y le daría un plus en temas de motivación a los trabajadores al tenerlos en cuenta como referentes de apoyo. Muchas gracias por el post. Muy interesante!!!

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  2. Hola Leandra !!!. Me alegra mucho que pases por el Blog, que comentes y que te haya resultado interesante el Post, siempre eres y serás bienvenida. Muchas Gracias por tus excelentes comentarios, que aportan y complementan muy bien el post. Precisamente encajan muy bien, sobre todo cuando me refería en el punto 4, a ¿Puedes demostrar los niveles de coordinación que ya tienes con los proveedores de capacitación? Saludos y éxitos en tus emprendimientos.

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