¿Cómo desarrollar un sistema de trabajo efectivo con tu equipo?

Hace poco releía un artículo, sobre el sistema de trabajo que ha utilizado Google para sus empleados, desde sus comienzos, que me ha motivado a contarte mis experiencias sobre este importante tema.

Después de haber dirigido, casi una decena de equipos de trabajo en las diferentes empresas donde he laborado y seguir aprendiendo del clásico ensayo y error, quiero compartir contigo, 5 elementos que debes tener en cuenta, a la hora de desarrollar un sistema de trabajo efectivo con tu equipo.

1. Ten claro que significan para ti estos tres conceptos:

• Sistema de Trabajo:

Lo que yo entiendo por sistema de trabajo es sencillamente, ese conjunto de métodos, procedimientos, formas, estilos, maneras de hacer, que se relacionan entre sí y que utilizas, para lograr los objetivos con los que estás comprometido en tu empresa.

Muchos autores coinciden, en que los componentes principales de un Sistema de Trabajo, incluyen a los participantes, las actividades,  procesos, las tecnologías, la información o datos, el entorno físico, las estrategias de proceso y el producto o servicio final.

El problema que he visto con relativa frecuencia, es que muchos mandos medios y directivos piensan erróneamente, que sus sistemas de trabajo son independientes y olvidan, que están interrelacionados con el resto de las áreas y que tributan a metas comunes.

El reto está, en que debes desarrollar tu propio sistema de trabajo, único tal vez, pero que al mismo tiempo responda y se inserte en la cultura de tu empresa.

• Efectividad:

Estoy seguro que ya sabes que efectividad, es la suma de eficiencia más eficacia o hacer correctamente las cosas correctas.

Entonces, llevando este concepto al anterior, podrás decir que un sistema de trabajo efectivo, es aquel que te permite implementar métodos eficientes o maneras de hacer (utilización racional de todos los recursos en juego), para ejecutar en tiempo y con calidad, las funciones y responsabilidades inherentes a tu cargo, que te permitan obtener, los mejores resultados posibles propuestos.

• Equipo:

Hay muchas definiciones, te comparto la que más me gusta y con la que mejor me identifico:

Un equipo de trabajo es un grupo de personas organizadas, que interactúan y que se ocupan, en forma conjunta, de lograr una meta.

2. Conforma un equipo de trabajo que funcione adecuadamente.

• ¿Están todos los que tienen que estar en tu equipo?
• ¿Conocen sus roles, responsabilidades?
• ¿Hay déficit de conocimientos, habilidades y actitudes en tu actual equipo?
• ¿Cómo cubres ese déficit?

Formar un equipo de trabajo, no es cuestión de días, ni tampoco basta con la buena voluntad, ni se logra porque ya lo heredaste de otros líderes o jefes o porque hay que mantener la misma estructura definida por tu empresa.

No hay nada más fatal para un equipo, que no saber exactamente qué debe hacer, de qué es responsable y cuáles son sus límites de actuación. Lo triste es que pasa con mucha frecuencia, incluso y paradójicamente en este gran país, donde actualmente vivo (EEUU), la cuna de grandes emprendedores, pensadores y gurús del management.

Cuando eres jefe y te dan la responsabilidad de dirigir un grupo de personas, una de las primeras cosas que debes hacer es evaluar a sus integrantes y diagnosticar sus fortalezas y debilidades, compararlas con las habilidades estratégicas que demanda tu área y detectar las brechas existentes.

Debes hablarles claro a los integrantes de tu equipo, que existen al menos, dos formas de complementar las brechas detectadas. Una, aprender o desarrollar las competencias que tienen déficit (ellos mismos o con tu ayuda como su jefe) y la otra, (particularmente no me gusta y por suerte la he tenido que usar poco) prescindir de algunos de ellos y buscar nuevos integrantes, que posean esas competencias.

Recuerda que si eres un mando medio o un directivo al frente de un equipo, debes preocuparte y ocuparte por cerrar esas brechas, para que funcione al menos adecuadamente.

Si permites que se mantengan esas brechas que detectaste, podrán pasar muchas cosas negativas, como por ejemplo:

• Dejarán de hacer cosas en tu equipo (o las harán mal) que te acerquen a tus objetivos.
• Dejarás de hacer tu función como directivo y tendrás que hacer estas tareas que nadie puede hacer en tu equipo.
• Perderán toda la credibilidad en tu empresa por no resolver los problemas cotidianos.

3. Elabora una estrategia de trabajo con tu equipo y explícale cómo evaluarán su cumplimiento.

• Define una Visión inspiradora, retadora que mueva corazones y cerebros y que se la crean de verdad.

Recuerdo que en una empresa, al definir como Visión para nuestra área, “Convertirnos en un Equipo de Trabajo de referencia dentro del Grupo Empresarial”, causó risa, porque ni siquiera se veían como un equipo (acababa de entrar yo en esa empresa) y habían tenido resultados desastrosos durante los últimos tres años. Esa risa natural, con el tiempo se convirtió en confianza de que se podía lograr y más tarde en satisfacción, al cabo de otros dos años, cuando el Grupo Empresarial recomendaba al resto de sus empresas visitar a nuestra empresa para compartir buenas prácticas. 

• Elabora la estrategia de tu área con tu equipo, a partir de las necesidades y prioridades de tu empresa y de tus directivos.
• Define los principales objetivos a lograr a largo plazo y tradúcelos en objetivos a corto plazo.
• Desarrolla un Cuadro de Mando Integral, alineado a los objetivos de tu empresa. Te servirá para traducir esos objetivos en metas del día a día, comunicarlos y medirlos de forma periódica.
• Evalúa el desempeño de tu gente de forma combinada, evaluando resultados y competencias. Recuerda, importa el qué y el cómo.
• Reconoce a los mejores trabajadores.

4. Establece mecanismos efectivos de comunicación y retroalimentación.

              Si quieres compromiso, implicación y participación, tu gente debe y tiene que 

              saber, qué va a pasar durante el año en su área y en su Empresa.

              Nada es estático, todos estos mecanismos e incluso documentos, estarán sujetos 

              a cambios, en dependencia de cada situación.

           

• Elabora el Plan Anual de Actividades Generales de tu área, de conjunto con tu equipo.
• Elabora de conjunto con tu equipo, el Plan Temático Anual de los asuntos más importantes que piensan tratar en los Consejos de Dirección, Comité de Gerencia u otro órgano de dirección.
• Incluye en tu Plan de Trabajo Mensual, las acciones a ejecutar para alcanzar tus objetivos y exígeles a tus colaboradores que hagan lo mismo. Dale la libertad de escoger formatos, vías y herramientas para hacerlo y para ejecutarlo.
• Establece mecanismos de comunicación efectivos que no entren en contradicción con los adoptados por tu empresa: reuniones periódicas para comunicar de forma constante el rumbo y la marcha de tu empresa y tu área, reuniones de feedback, para decirles qué han logrado, qué  deben mejorar y lo que están haciendo bien, festejos y algo que me funcionó de maravillas, convierte esas reuniones en momentos memorables para tu gente.

5. Define claramente, las líneas de cómo trabajar dentro del Equipo, con tus clientes internos y con los externos.

• Una de mis preferidas: Adapta el ciclo de Deming a las responsabilidades de tu equipo: Motiva a tu gente y exígeles que sean dueños o propietarios de sus procesos. Responsabilízalos con todo el ciclo de Planificar, Hacer, Chequear y Mejorar.
• Desarrolla en tu gente el espíritu de Vocación de Servicio (aunque no lo hayan identificado como un Valor en tu empresa), válidos para los clientes internos y para los externos. Si falta un integrante de tu equipo en un momento determinado, otros deberán asumir sus funciones o al menos dar una respuesta coherente en su lugar. 
• Define reglas o pautas básicas para interactuar como Equipo. Acuerda con todos sus integrantes, cómo valoras y qué significan para todos, la puntualidad, el aporte de ideas creativas, la colaboración, la responsabilidad, la atención al resto de los trabajadores y clientes externos, la comunicación (que no basta con decir algo, hay que comprobar que el mensaje llegó y que lo hayan entendido), que significa resolver un problema (serán responsables hasta el final) o un conflicto, emitir criterios u opinar sobre un asunto o sobre otras personas, el correcto uso de los medios informáticos.

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¿Me cuentas otros elementos que consideras necesarios, para desarrollar un sistema de trabajo efectivo con tu equipo?