“Los 5 secretos para hacer un diagnóstico certero, a tu Sistema de Evaluación del Desempeño”.

¿Deseas cambiar o mejorar tu sistema de evaluación del desempeño? ¿No sabes por dónde empezar? El diagnóstico, es el primer paso. 

Descubre en este post, mis 5 secretos personales, para llevar a cabo diagnósticos certeros, a tu Sistema de Evaluación del Desempeño.

El gran gurú del management, Peter Drucker, decía que, “la tarea principal del que dirige, así como de consultores y asesores, es resolver problemas. El objetivo principal de un diagnóstico es, precisamente, ayudar a resolverlos”.

Se puede definir al diagnóstico, como un proceso analítico, que te permite conocer la situación real de tu empresa, en un momento dado, para detectar problemas y áreas de oportunidad, con el fin de mejorar.

A continuación, te develo mis 5 secretos personales, que te ayudarán a realizar diagnósticos certeros, a tu actual Sistema de Evaluación del Desempeño.

  1. Estar seguro de la necesidad de llevarlo a cabo y tener claro, los beneficios asociados.

•   Realice un diagnóstico preliminar, “a vuelo de pájaro”: Pregunte directamente a integrantes de la alta dirección, especialistas de capital humano, jefes intermedios, trabajadores e integrantes del ejecutivo del sindicato (si lo hubiera), cuáles son los principales problemas, que ellos visualizan en la implementación del Sistema de Evaluación del Desempeño y si realmente éste, contribuye a los objetivos de la empresa.
•     Repita este diagnóstico preliminar, frecuentemente y esté alerta ante rumores, criterios desfavorables, insatisfacciones manifiestas, relacionadas con la evaluación del desempeño.

        2.   Comprometer a todos con el diagnóstico.

    

• Debes persuadir, tanto a evaluados como a evaluadores, de los objetivos que persigues con el diagnóstico, haciendo hincapié en que sus ideas, serán tomadas en consideración. 
• Insistir en que las mejoras que resulten del mismo, conllevarán a muchos beneficios para todos, sistemas mejor alineados a la estrategia, reducción de burocracia (papeleo), de tiempo, de esfuerzo y por supuesto de hacerles más fácil sus tareas.

       3.   Contar con herramientas adecuadas.

• Escoger, rediseñar y utilizar, diferentes herramientas y técnicas, para diagnosticar los principales problemas. Te recomiendo: (Ver Herramientas y resultados obtenidos en un Caso de Estudio).
• Revisión Documental: Podrás revisar documentos, para buscar información valiosa, relacionada con el sistema de evaluación del desempeño en tu empresa:

ü  Proyección Estratégica, (Empresa y DCH) para comprobar y evaluar la definición de la Visión, Misión, valores y Objetivos Estratégicos.

ü  Evaluaciones del desempeño ejecutadas (período), para revisar la evolución de los resultados alcanzados por los trabajadores, valorar la calidad en el llenado de los formatos y los comentarios de los evaluadores sobre las fortalezas, debilidades y acciones de mejoras.

ü  Balances Financieros (períodos), para comprobar la coherencia de los resultados de la empresa, con los resultados de las evaluaciones del desempeño.

ü  Informes de Balances de GCH (períodos), para valorar la efectividad del proceso de Evaluación del Desempeño

ü  Informes Finales de Autocontroles al Sistema de Evaluación del Desempeño (períodos), para recoger los principales problemas detectados.

• Encuestas a Evaluadores y Evaluados: Es una técnica que utiliza un cuestionario, para obtener información veraz y confiable del entrevistado.

ü  En la literatura especializada existen innumerables ejemplos de encuestas, lo importante es adaptarlas, enfocando las preguntas a los resultados del diagnóstico  preliminar.

• Observación: Constituye un método de recopilación de información social primaria, acerca del objeto de estudio, mediante la percepción directa y registro de todos los factores significativos concernientes al objeto estudiado.

ü  Diseña una guía, en la que se especifiquen los elementos que serán observados.

ü  Aplícala a los mismos evaluadores, que encuestaste y comprueba y cruza estos resultados, con los del resto de las técnicas utilizadas.

• Método de Grupo de Expertos: Tiene por objeto, determinar una probabilidad o la amplitud de una variable característica, a partir de las opiniones y experiencias de expertos. 

ü  Aprovecha el debate en el grupo y elimina las interacciones sociales indeseables, que existen dentro de todo grupo, manteniendo el anonimato de las opiniones. De esta forma se puede obtener un consenso lo más fiable posible del grupo de expertos.

ü  Puedes aprovechar las opiniones de especialistas de capital humano de tu empresa y de las unidades de negocios (si es el caso)

• Diagrama Causa-Efecto: Técnica de análisis de causa y efectos, para la solución de problemas, relaciona un efecto con las posibles causas que lo provocan. 

ü  Utilízalo, te ayudará a encontrar las causas raíces de los problemas.

ü  Además, simplifica enormemente el análisis y mejora la solución de cada problema, ayuda a visualizarlos mejor y a hacerlos más entendibles, toda vez que agrupa el problema, las causas y sub-causas, que contribuyen al problema.

      4.   Ejecutar el diagnóstico.

·                         

•       Comienzas el diagnóstico, previa programación de fechas, responsables, áreas
•       Recopilas todos los datos de las herramientas utilizadas.
•       Depuras los datos.
•       Jerarquizas los problemas.
•       Priorizas los principales problemas jerarquizados.

      5.   Presentar los resultados de forma sencilla, atractiva y comprensible.

• Analizas las principales insuficiencias asociadas a la evaluación del desempeño, triangulando y cruzando los resultados de cada una de las técnicas aplicadas.
• Llevas a cabo un análisis causal, utilizando el enfoque de proceso  (PDCA, Plan, Do, Check y Act) para descubrir imprecisiones en la planificación, ejecución, seguimiento, control y posteriormente en la utilización de sus resultados de las evaluaciones del desempeño.
• Entregas el resultado del diagnóstico a los directivos de la empresa. Para esto, debes usar tablas y gráficos que sean comprendidas de manera fácil.

Debes saber interpretar bien la realidad, para que puedas tomar las decisiones correctas en materia de evaluación del desempeño.

   Recuerda que el diagnóstico, es una manera muy eficiente en tiempo y recursos, de encontrar problemas.

¿Te sirven estos 5 secretos? ¿Tienes algún otro que quieras compartir?