¿Puestos Claves o Personas Claves? 7 consejos para identificarlos.

¿Qué técnicas y herramientas utilizas para identificar los puestos y las personas claves en tu empresa?

¿Te guías por la intuición de tu área de RRHH y de tus directivos o tienes una metodología formal para hacerlo?

¿Todos los puestos claves en tu empresa, están ocupados por personas claves?

¿Tienes personas claves en posiciones no claves?

Con este Post, no pretendo recetar una metodología universal para identificar puestos y personas claves, de eso se han encargado los grandes gurús de RRHH, personas que respeto muchísimo, que le han dedicado valiosos años de su vida a la investigación y a la validación de métodos.

Más bien mi intención, es repasar aquellos criterios que te pudieran servir para desarrollar un procedimiento específico, en cada situación en particular que enfrentes, a partir de experiencias propias vividas.

Para nadie hoy en día es un secreto, que para gestionar personas o talento de forma efectiva, es necesario y tal vez básico, identificar los puestos y las personas claves en una organización y sin embargo muchas de ellas no tienen un procedimiento formal para hacerlo.

Anécdota personal:

Hace poco una colega española me preguntaba, sobre mi experiencia a la hora de identificar los puestos claves en una empresa y si era posible, que le facilitara algunos consejos prácticos, para ella poder aplicarlos. Yo le contesté que tenía en fase de redacción, alrededor de 5 posts, relacionados con este crucial tema y que en breve publicaría uno en este Blog.

De todas formas, para no hacerle el desaire a la colega y para que no tuviera que esperar tanto, le adelanté algunos criterios que me han funcionado a mí y que ahora comparto contigo en este Post, con algunas adiciones, incluyendo algunos errores que cometí, sobre todo en los inicios, a la hora de identificar puestos y trabajadores claves.

Trabajaba en una empresa del sector pesquero, (PESCAMAT) como especialista principal de organización del trabajo y los salarios, cuando me dieron por primera vez, la tarea de identificar los puestos y los trabajadores claves. Fue una bonita experiencia, no exenta de muchos errores y de demoras en el proceso.

Resulta que empezamos el proceso, con una reunión con los directivos de esa empresa y lanzamos la pregunta: ¿Quiénes consideran ustedes que son las personas que más aportan en estos momentos a los resultados de la empresa?

Aquello fue una bomba, todos querían demostrar que sus colaboradores eran los más importantes. Dagoberto, el director de producción fue el primero en explicar los argumentos del por qué,  los criadores de peces comerciales, los técnicos en acuicultura, los pescadores, sus jefes intermedios, los choferes de los camiones que transportaban los alevines, etc., etc... eran los más importantes y de seguro no le faltaba la razón.

Después Ramón, el Director Comercial hizo otro tanto con su gente y así sucesivamente, incluyendo a Reinaldo, mi Jefe, el Director de RRHH.

Fue muy difícil identificar y poner reglas, parámetros que contentaran a todos, en la difícil tarea de escoger a los claves.

Realmente tuve poco tiempo de preparación para ese proceso y utilicé las fuentes bibliográficas que tenía en ese momento, que no eran muchas y tenía un sinfín de limitaciones para tener acceso a internet. (Una hora al mes en otra institución, que costaba un ojo de la cara y tan solo podía descargar 2 ó 3 documentos, como te lo cuento)

Si te das cuentas desde el mismo inicio, cuando nos reunimos y preguntamos, ya estábamos fallando. ¿Por qué? Porque dejamos gente valiosa fuera del análisis y porque enfocamos mal la pregunta inicial, debimos incluir además, a los puestos claves y no pensar solo en el presente, entre otros.

A pesar de que nos demoramos muchísimo en este proceso, al final salió una versión muy útil, que por suerte, años más tarde mis relevos se encargarían de mejorar.

De ahí para acá ha llovido mucho, me he equivocado bastante, pero he aprendido un montón, así que este post es un resumen de las principales experiencias vividas, las buenas y las malas.

Mis 7 consejos para identificar los Puestos y las Personas Claves en una empresa.

1. Aprende todo lo que puedas acerca de los métodos más utilizados.

• De los Gurús de RRHH: Sin conocimientos previos de modernas técnicas y métodos para identificar puestos y personas claves, no llegarás muy lejos en tu empeño. Estudia, resume, adapta, implementa ideas validadas y sigue aprendiendo-haciendo.

• Sumérgete en internet y busca toda la información posible sobre este tema.

• De las experiencias prácticas de otros: Aplica el benchmarking, busca las mejores experiencias de este proceso en empresas de tu sector, lee tesis de grado de maestrías que guarden relación con este tema, resume ideas que te parezcan interesantes y trata de llevarlas a la práctica.

  

2. Define el significado de puesto y persona clave en tu empresa con directivos y colaboradores.

Ten siempre presente, que lo que puede ser considerado en tu empresa, un puesto o una persona clave, en otras no puede serlo. Te darás cuenta cuando trabajes en diferentes empresas.

Invita a estas reuniones de trabajo no solo a directivos de primer nivel y responsables de gestionar personas, sino a todas aquellas personas que por su antigüedad o conocimiento del negocio, consideres que podrán aportar criterios sólidos.

Algunos de mis consejos son:

              Puesto Clave:

• Nunca creas que todos los cargos jerárquicos son puestos claves. (uno de mis mayores errores)
• Van a depender de los procesos que seleccione tu empresa como críticos para cumplir con su misión y visión.
• Son los que realmente tienen la capacidad de aportar en mayor cuantía, al valor agregado bruto de tu empresa. (obtención de mayores ingresos o de mayores ahorros en costos)
• Son los que garantizan las ventajas competitivas de tu empresa.
• Son los que más dificultades o consecuencias traerían a  tu empresa en caso de estar desocupados.
• Por lo general tienen grado de complejidad y de responsabilidad, superior al resto de los cargos.

              Persona Clave:

• Por lo general son las personas que cubren los puestos claves.
• Tienen altos desempeños y aportan mucho al logro de la estrategia.
• Tienen habilidades o competencias extraordinarias necesarias para tu empresa.
• Personas con mucho potencial para ascender en el organigrama.
• Jóvenes talentosos o personas con mucha experiencia útil.
• Personas que para cubrir su no presencia (hoy o en el futuro) con otras de calidad similar o superior, cuesta mucho dinero o tiempo.

3. Define las competencias distintivas de tu empresa.

• Define aquellas capacidades estratégicas (core competencies) que tu empresa, domine, sepa hacer y que les está dando una ventaja sobre el resto de sus competidores.
• Recuerda que son competencias que distinguen a tu empresa del resto, te aconsejo que no sean más de 5.
• Ejemplo real de la Empresa PESCAMAT: Habilidades en la captura y procesamiento de especies acuícolas.

4. Define los procesos claves y las competencias asociadas.

• Define los procesos claves, aquellos que en tu empresa contribuyen e impactan de manera especial, en las competencias distintivas que definiste anteriormente.
• Identifica las competencias asociadas a esos procesos claves.
• Ejemplo real de la Empresa PESCAMAT: Proceso Clave: Captura y procesamiento del Cangrejo de Tierra. Competencias asociadas: Habilidades en la captura y procesamiento del Cangrejo de Tierra.

5. Define las posiciones críticas que garanticen las competencias de los procesos claves.

• Las posiciones críticas están directamente relacionadas con la capacidad de influencia que tengan en determinado proceso clave.
• Un proceso clave tendrá posiciones o puestos de trabajo relevantes, claves, muy importantes y otros no tanto.
• Ejemplo real de la Empresa PESCAMAT: Proceso Clave: Captura y procesamiento del Cangrejo de Tierra. Competencias asociadas: Habilidades en la captura y procesamiento del Cangrejo de Tierra. Puestos Claves: Recogedores de cangrejos y los Procesadores de masa de cangrejo de tierra.
• En este ejemplo no se tuvieron en cuenta los ayudantes, los procesadores de datos primarios, los choferes, ni siquiera al jefe de brigada.

6. Analice la correspondencia entre puesto clave y las capacidades de sus ocupantes.

    Hágase estas preguntas que les hacía al inicio del Post y conteste con transparencia y sinceridad:

• ¿Todos los puestos claves en tu empresa, están ocupados por personas claves? Valora si en la totalidad de tus puestos claves, las personas que ocupan los mismos, cumplen con los requisitos que expusimos en el punto No 2 o con los requisitos que escogiste en tu empresa, para tales efectos.

• ¿Tienes personas claves en posiciones no claves? Identifica en tu plantilla, a aquellas personas que cumplen con los requisitos que expusimos en el punto No 2 o con los requisitos que escogiste en tu empresa, para tales efectos y que están en posiciones o puestos declarados como NO Claves.

  

7. Elabore un Listado de Puestos y Personas Claves e intégrelo a la gestión de personas.

• Elabore un Listado con todos los Puestos y Personas Claves y apruébalo en tu máximo órgano de dirección.
• Elabora, ejecuta y evalúa programas de gestión del talento o algo similar, con el objetivo de atraer y retener a las personas más productivas y/o mejor cualificadas. (políticas integrales, que van desde las diferenciación salarial hasta acciones de capacitación y desarrollo, para que sigan aportando más al negocio y a ellas mismas)

Si te gustó y te resultó útil el post, me ayudarías mucho si lo compartes en tus redes sociales.

Me encantaría conocer, los criterios y razones técnicas que utilizas en la identificación de los puestos y de las personas claves en tu empresa. Comparte tus experiencias aquí.