Si estás decidido a construir, implementar o mejorar un Sistema de
Indicadores en la Gestión de RRHH, no debes olvidar un paso muy importante: Definir
la Ficha de Indicadores o de los KPIs en RRHH.
¿Qué es una Ficha de Indicadores? ¿Qué elementos no deberían faltar en
su conformación? ¿Qué formato escoger? ¿Cómo ilustrarlo a través de un ejemplo
práctico?
Las respuestas a estas 4 preguntas, en el contexto de la gestión de
personas, las podrás encontrar en este post.
¿Qué es una Ficha de Indicadores?
§ Es un documento o formato, que contiene la descripción de las características de un indicador
clave de desempeño o KPI, en este caso de RRHH, de manera detallada.
§ Tiene como ventaja, que permite
visualizar y analizar en una sola hoja, varios elementos o información
relevante sobre los indicadores.
§
Mi criterio particular es que es muy
necesario y extremadamente útil, elaborar una Ficha para cada Indicador que
hayas decidido medir.
§ Está demostrado que una Ficha para cada
Indicador o KPI, minimizará los esfuerzos, te evitará errores y sobre todo, te
facilitará dejar bien claro cómo se calcula cada indicador y cuáles serían los
Rangos o Desviaciones de las Metas, permisibles, las positivas y las negativas,
entre otras funciones.
¿Qué elementos no deberían faltar en su conformación? ¿Cómo
ilustrarlo a través de un ejemplo práctico?
¿Qué formato escoger?
Existen innumerables maneras de conformar una Ficha de Indicadores, aunque
existen elementos comunes.
A continuación te voy a detallar los elementos
que por lo general he utilizado a la hora de conformar las fichas de indicadores
en la gestión de personas y lo haré, a
través de un ejemplo práctico.
Me gustaría decirte, que todo este material forma parte de un Procedimiento
o de una Metodología Propia (basada en el Cuadro de Mando Integral) que he podido
desarrollar e implementar en muchísimas empresas, para construir y medir la
efectividad de los KPIs en RRHH. Si te interesa aprender más y quieres unirte a
los más de 240 estudiantes de 20 países que decidieron estudiarla, puedes
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Podrás utilizar una Plantilla de Ficha de Indicador que
siempre usaba como directivo y profesional de RRHH, similar a la que te voy a ir
explicando en detalles a través de un ejemplo práctico o Caso de Estudio y
tendrás la posibilidad de modificarla, ajustarla, ponerla más bonita, más
visual, ya que te
voy a enviar dicha plantilla en formato Excel por correo. Escríbeme a jcpnconsultor@yahoo.com
Elementos de una Ficha
de Indicador:
1.
Nombre del Indicador y
la Sigla: Escribe el nombre de cada indicador y la sigla única, que
utilizarás para reconocerlo.
§ Caso de Estudio: Tsel: Tiempo promedio hasta cubrir un puesto
vacante (de incorporación de un nuevo empleado)
2.
Subproceso de RRHH: Identifica a qué subproceso de RRHH pertenece
dicho indicador.
§ Caso de Estudio: Reclutamiento y Selección del Personal
3.
Perspectiva: Identifica a qué Perspectiva dentro
del Cuadro de Mando Integral de tu Empresa. (Financiera, Cliente, Proceso,
Aprendizaje y Crecimiento) pertenece dicho indicador.
§ Caso de Estudio: Procesos Internos
4.
Propietario:
Muestra el nombre y/o el cargo del propietario, dueño o responsable máximo del
subproceso al que pertenece el indicador.
§ Caso de Estudio: Juan Carlos Páez Núñez, Especialista B
en RRHH
Puedes también definir, las distintas responsabilidades asociadas al
indicador, es decir, quién trabaja para que se genere la información, quién
recolecta la información, quién analiza la información o quién reporta o
presenta la información del indicador.
5.
Meta y Rangos de Cumplimiento:
Meta: Establece el nivel de desempeño planificado o resultado
esperado del indicador en el tiempo. Está implícita en el Objetivo de RRHH que definiste
previamente o que te trazaste.
Rangos de
Cumplimiento: Define los Rangos
o Desviaciones de las Metas, que vas a considerar como positivas
y negativas, que a su vez guardarán relación con los colores de alerta del
CMI o con cualquier otro sistema de alerta que hayas decidido utilizar, para
que su visualización sea más rápida.
¿Qué significa esto? Que una vez que establezcas la Meta para cada Indicador, que
coincide con el Objetivo de RRHH asociado, debes definir, hasta qué punto es
aceptable su incumplimiento y cuándo pasaría a ser un resultado negativo.
Estos Rangos los puedes establecer por
criterios de tus expertos, por experiencia, por valores históricos o manejar un
porcentaje por arriba o por debajo de cada Meta y la práctica te va ir dando la
experiencia suficiente como para no proponerte Metas muy ambiciosas e
inalcanzables, ni tampoco tan flojas, que sean demasiados fáciles alcanzarlas o
sean poco retadoras.
Te lo explico
mejor con ejemplo práctico: Supón que estableciste como Objetivo y Meta los
siguientes:
Caso de Estudio: Objetivo
y Meta: Reducir en un 20%
el Tiempo promedio hasta cubrir un puesto vacante (respecto al año anterior) de
60 a 48 días.
Tú y tu Equipo de RRHH, previas
consultas con los directivos de tu empresa, definen los Rangos o parámetros
aceptables, en que se puede mover el resultado final de esa Meta en la
realidad.
Supongamos que deciden, que sería Muy Buen Resultado si la Meta se cumple
o se obtiene un valor por debajo de la misma, es decir, si el Tiempo Promedio
para cubrir una vacante en tu empresa, arroja que es de 48 días o menos,
estarías cumpliendo o mejorando tu Meta, por lo tanto este resultado sería positivo y lo vas a asociar al Color Verde del Cuadro de Mando Integral (CMI), en las
tablas de salidas, que presentes ese comportamiento.
Entonces, definen de manera parecida
los Valores Negativos, pero te
aconsejo al menos dos formas:
§ Primero, que manejes porcentajes por encima de la Meta o como
límite, el Valor del resultado anterior a superar.
En este caso podrías manejar que un Valor superior al 10-15% de tu Meta sería
negativo, por lo tanto si se demora más de 52 días (48+4) cubrir una
Vacante lo podrías considerar como un valor
malo, y lo relacionas con el Color Rojo del CMI.
§ Y segundo, puedes decidir
que un valor superior a 60 días que era el Valor anterior alcanzado sería Malo
y lo relacionas también con el Color Rojo del CMI.
Entonces, todos los valores que queden
intermedios entre el Valor Positivo y el Valor Negativo, lo puedes considerar
como que están en Zona de Peligro, es decir ni muy malos, pero tampoco muy
buenos, preocupantes, mediocres, alarmantes o tal vez aceptables y lo
relacionas con el Color Amarillo del CMI.
Siguiendo
con el Ejemplo, los Valores en Amarillos pudieran estar entre 48 días y 52 o entre
48 y 60 días, según el Rango que decidas definir.
6.
Periodicidad:
Define cada cuánto tiempo vas a medir el indicador.
§ Caso de Estudio: Se mide Mensualmente, pero se evalúa
Trimestral, Semestral y Anualmente.
Otras opciones de periodicidad pueden ser:
§
Semestral
§
Cuatrimetral
§
Trimestral
§
Bimestral
§
Mensual
§
Quincenal
§
Semanal
§
Diaria
7.
Unidades en que se mide:
Define si serán absolutas o porcentajes u otras.
§
Caso de Estudio: Días
8.
Fórmula de Cálculo: Define de manera adecuada, clara y sencilla, cómo calcularás matemáticamente el
indicador y qué siglas utilizarás, para identificar a cada variable utilizada.
§ Caso de Estudio: Tsel=Sumatoria de tiempos incurridos
en todos los procesos de Reclutamiento y Selección/Cantidad de Nuevos
trabajadores contratados
9.
Forma o Fuente de obtención: Explica brevemente de dónde obtendrás
los indicadores (dónde consultar la información, quién lo proporcionará, dónde
está exactamente, etc.)
Caso de Estudio: Los Indicadores a utilizar en la
fórmula de cálculo, provienen de una Hoja de Trabajo en Excel (Plantilla No 1
Datos de Entrada), que el propietario del subproceso deberá tener actualizada
10.
Gráfico de tendencia:
Escoge un tipo de gráfico asociado a cada indicador, para mostrar su evolución
en el tiempo y emprender acciones de mejora sobre el proceso.
Caso de Estudio: Gráfico del Tiempo Promedio para cubrir
un puesto vacante
11.
Observaciones: Explica brevemente lo que
expresa o significa cada indicador.
Caso de Estudio: Expresa el
Tiempo que como promedio se tarda en cubrir una plaza vacante, desde el momento
en que se decide ocuparla, hasta que comienza a trabajar el nuevo trabajador.
12.
Iniciativas: Enumera las Acciones que
identificaste para mejorar los resultados de cada indicador.
Si tiene un objetivo de RRHH y un KPI, esto significa que conoces la Meta y
conoces su progreso hacia este objetivo. Pero nada sucederá a menos que empieces a
hacer algo.
Agrega un plan de acción a su KPI de RR.HH. Por ejemplo:
Caso de Estudio: Acción: Reducir la cantidad de documentos a
llenar por los nuevos solicitantes. Responsable: Juan
Carlos Páez Núñez Fecha de
cumplimiento: Segundo Timestre del año 2019.
Resumiendo el Post
de Hoy:
Aprendiste o refrescaste tus
conocimientos relacionados con los elementos que deben conformar una Ficha para cada indicador o KPI’s de RRHH
definido por ti y recibiste una plantilla
asociada, que puedes adoptar o adaptar a tus intereses.
Te toca a ti decidir si mantienes o
utilizas la Plantilla de Ficha que te ofrecí o le haces modificaciones para
hacerla más visual y manejable.
Si te gustó el
post, compártelo con tus contactos y comenta tu experiencia en tu empresa.
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