Si importante es hacer análisis
de efectividad en RRHH, ya sea para un
Subproceso de RRHH por separado, como para todo el Sistema de Gestión de RRHH, también lo es, la forma
en que presentas los resultados a tus directivos, mandos medios y
empleados.
En el post de hoy, te explicaré en
detalles y con ejemplos prácticos, cómo elaborar un Informe de
Efectividad en RRHH, que sea visualmente atractivo y comprensible, donde
expongas, los resultados más importantes de tu gestión en RRHH.
Para esto te brindaré un Prototipo de
Informe, que me ha
sido de gran ayuda en mi carrera profesional, donde podrás plasmar, ese gran análisis en un documento
entendible por todos, saber exponerlo delante de los tomadores de
decisiones en tu empresa y que cuente con el suficiente gancho, para poder
mover a la acción a tus directivos en tu empresa.
Antes de explicarte el contenido del Informe de Efectividad, es bueno que
tengas en cuenta lo siguiente:
1. Debes tener identificados
e implementados, los métodos o variantes de análisis.
2.
Debes tener implementado
un sistema de indicadores o de KPIs, que estén a asociados a los Objetivos de
RRHH.
3. Debes ser capaz de
comparar los Resultados Reales de esos KPIs-Objetivos, con las Metas que te
hayas propuesto para un periodo determinado.
Si tienes dudas con algunas de estas premisas, te invito
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medir la Efectividad de la Gestión de RRHH? 9 Métodos Prácticos"
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¿Cuál debería ser el contenido del Informe de Efectividad
en RRHH?
Básicamente serían 4 Componentes Fundamentales.
A continuación te
muestro un Prototipo, modelo o plantilla
de Informe de Efectividad que a mí me resultó muy útil, en mi misión de
ayudar desde RRHH, a cumplir los Objetivos de las empresas donde trabajé.
Figura 1 “Prototipo
de Informe de Análisis de Efectividad en RRHH”.
Fuente: Elaboración propia.
Ahora
te iré explicando cada parte o componente del mismo.
Punto
No 1: Evalúa el Grado de
Efectividad del Subproceso de RRHH a analizar o del Sistema de Gestión de RRHH en su totalidad, según sea tu
interés particular y el de tus directivos.
Aquí hay al menos, tres aspectos fundamentales, que debes
tener en cuenta:
a) Evalúa el Grado de
Efectividad y explica de forma general, el cumplimiento de los Objetivos del
período.
A partir de los resultados que obtengas
después de aplicar cualquiera de las técnicas y métodos que hayas escogido tienes que llegar a
Conclusiones definitivas. (Si fue Altamente Efectivo, Efectivo, Medianamente
Efectivo, Poco Efectivo o Inefectivo)
§ Resume
y anota en el Informe, la cantidad de
objetivos cumplidos e incumplidos, basándote en la comparación de los
Resultados Reales de cada KPI que responde a un Objetivo de RRHH, contra los
Valores Metas, según su alcance, ya
sea a nivel de Subproceso o a nivel de Sistema de Gestión de RRHH global y detalla lo que se logró o no se logró de
forma general.
Ejemplo a
nivel de Subproceso: Subproceso de Reclutamiento y Selección del Personal.
Ver Tabla No 1: Objetivos y Resultados del Primer Trimestre.
Al cierre del Primer
Trimestre del año, el Subproceso de Reclutamiento
y Selección del Personal, fue Inefectivo, ya que cumplió solamente uno de sus 5 Objetivos-Metas propuestos. (Columna
Real Año Actual/Meta Año Actual)
A pesar de que se logró
reducir en casi un 33% el tiempo para cubrir una vacante, que significan casi
16 días menos que lo planificado y que el Indice
de Retención del Personal Clave de Nuevo Ingreso, estuviera en niveles
similares a los propuestos en las Metas del año, (ligeramente inferior en un 2%),
no se pudo
reducir el costo de contratación, ni
mejorar Indice de satisfacción de los
Clientes con el proceso de selección del personal, ni tampoco mejorar el Porcentaje de promoción interna con
trabajadores de nuevo ingreso.
b) Evalúa el comportamiento y
evolución de los indicadores, en relación a los resultados del año anterior o
en relación a referentes de tu sector.
Puedes incluir una breve reseña de forma
similar a la anterior, analizando el comportamiento contra el año anterior o incluso
con referentes de tu sector.
c) Pronostica el probable
estado futuro y las tendencias de cada indicador o KPI,
utilizando técnicas estadísticas y gráficos de tendencias.
Punto
No 2: Identifica
las principales causas de incumplimientos y/o desviaciones de las Metas del
período.
2.1. Identifica
y enumera las principales
causas que provocan los incumplimientos
o desviaciones significativas de las Metas de cada Indicador.
2.2. Siguiendo
con el Caso de Estudio, las principales causas fueron:
§ Costo medio de contratar
a una persona.
ü Excesivos
gastos en publicidad.
ü Excesivos
gastos materiales asociados al proceso de reclutamiento y selección del
personal
§ Satisfacción de
los clientes con el proceso de Selección.
ü Excesiva
documentación en todo el proceso de RyS.
ü Candidatos
con insuficientes competencias para ocupar los puestos vacantes.
§ Porcentaje de
promoción interna con trabajadores de nuevo ingreso con menos de 2 años de
incorporados.
ü Incorporación
de candidatos con poca motivación por ocupar puestos diferentes y de mayor
responsabilidad en el futuro.
ü Poca
preparación y desarrollo de los nuevos ingresos por parte de sus jefes
inmediatos.
Punto
No 3: Elabora
y propón un Plan de Iniciativas para la Mejora Continua.
3.1. Elabora
y actualiza el Plan de Iniciativas, en dependencia del
grado de cumplimiento de cada objetivo y de la propia efectividad de cada
acción en el tiempo.
A partir de las
Causas de los Incumplimientos, identificadas en el Punto No 2 de este mismo
Informe, propones de conjunto con tu
Equipo, un nuevo Plan de Inciativas de Mejoras o dicho de otra manera,
actualizas el Plan de mejoras que ya tenías a inicio de año.
La misma Tabla
anterior, pero quitando Subproceso de RRHH y Poniendo Sistema de Gestión de RRHH
3.2. Estimula
la colaboración y mantén un feedback
adecuado: Crea herramientas
de comunicación, (que tengan en cuenta el uso de smartphones y otros
dispositivos digitales por parte de los trabajadores) que te permitan darle
participación real en la identificación de acciones de mejoras, a la mayor
cantidad posible de profesionales de RRHH, de directivos, jefes intermedios y
trabajadores de tu empresa.
Punto No 4: (Opcional) Muestra los
Anexos utilizados en el análisis.
4.1. Lista o adjunta al informe,
todas las Tablas y Gráficos utilizados por ti, en el análisis. (Es Opcional porque puedes insertarlos en el cuerpo del
informe o al final, como Anexos)
Hacer informes de análisis de efectividad en RRHH no es difícil, solo
tienes que proponértelo y verás cómo
aumenta la credibilidad y la reputación de tu área de RRHH en tu empresa.
Habla el mismo lenguaje que tus directivos, el de los números y verás
cómo los ayudas a conseguir sus objetivos.
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post, compártelo con tus contactos y comenta tu experiencia en tu empresa y si tienes dudas o deseas más información, me puedes escribir a mi correo: jcpnconsultor@yahoo.com
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