¿Cómo desarrollar la Primera Reunión con tu Nuevo Equipo de Trabajo?

Con la experiencia de haber dirigido 4 equipos diferentes de profesionales de RRHH, uno como mando intermedio y 3 como directivo, hoy quiero compartir contigo, algunas claves que me ayudaron y que pienso podrían ayudarte, en la importante tarea que es, organizar y desarrollar esa gran primera reunión con tu nuevo equipo de trabajo.

De antemano te digo, que no es un manual de recetas universales, sino simples experiencias que me funcionaron en un contexto y tiempo determinado. Espero que te sean útiles o al menos te motive, para estar mejor preparado a la hora de enfrentar ese primer contacto con tu gente, como mando medio o como directivo.

Claves para desarrollar tu Primera Reunión con tu Nuevo Equipo de Trabajo.

1. Prepárate para la Reunión con tu Nuevo Equipo de Trabajo.

• Como Mando Intermedio o como Directivo, seguramente ya tuviste un primer contacto con tu jefe inmediato superior, donde recibiste información relevante, buena y mala, de tu empresa y de tu equipo de trabajo en general.
• En el mejor de los casos, te hablaron de los retos y desafíos que enfrentarás a partir de ese momento y de los problemas que tendrás que resolver para que tu equipo funcione y apoye a la estrategia de tu empresa.
• Pregunta en esos intercambios con tu jefe inmediato, quiénes de tu nuevo equipo, podrían ser tus mejores aliados.
• Reúnete en privado con algunos de ellos y busca información relevante, tanto de la propia empresa como del equipo que vas a liderar.
• Si te da tiempo, conversa con algunos directivos y mandos intermedios, sobre sus principales preocupaciones en materia de gestión de personas.
• Interésate por lo que ha funcionado bien y por lo que no tanto.
• Planifica la reunión, en tu primera semana de trabajo.
• Comunica con tiempo el orden del día o los puntos principales, que serán debatidos en le reunión, a todos los que participarán.

2. Desarrollo de la Reunión: Presentación Inicial.

• Utiliza la Técnica de las “3 I”. Esta técnica consiste en presentarte primero tú, a partir de explicar brevemente, quién eres, qué experiencia tienes o qué has logrado y que te interesa o te apasiona.
• La primera “I”, significa “Imprescindible”, la segunda “Importante” y la tercera “Interesante”.
• Después de tu presentación personal, invita a todos por el orden en que están sentados en el lugar de la reunión, a hacer lo mismo.
• Créeme, es una técnica que no solo te garantiza conocer rápidamente aspectos relevantes de cada uno de ellos, sino que los motiva y estarán mejor predispuestos a escucharte.

3. Explica brevemente de que hablarán en la reunión.

4. Esboza tu sistema de trabajo en líneas generales.

• Comunícale tu Regla Favorita, la mía ha sido, mantener y mejorar lo que funciona y cambiar todo lo que no funciona.
• Si puedes, alaba o elogia las cosas que te tú crees que siguen funcionando bien. No es el momento para atacar o destruir lo que han hecho durante años, aunque sepas que no funciona. Ya tendrás tiempo de ir cambiando lo que no funciona, sin traumatismos.
• Deja claro que aunque tengas un sistema de trabajo que te ha funcionado en empresas anteriores, el que vas a aplicar ahora depende de la situación particular que te vas a enfrentar y sobre todo, que lo van a construir juntos.
• Reorganización del área: Deja claro que vas a revisar los actuales roles y responsabilidades de cada uno de ellos y que en función de sus habilidades y capacidades o incluso, gustos o inclinaciones profesionales, podrán sufrir modificaciones.
• Que tu intención no es molestar a nadie, sino todo lo contrario, aprovechar competencias subutilizadas en ellos y armar un mejor equipo.
• Estrategia del área: Explica cómo vas a definir, comunicar, medir, dar seguimiento, evaluar y mejorar la estrategia del área. A mí me ha funcionado excelentemente la implementación de un Cuadro de Mando Integral en RRHH.
• No es el momento de hablar de grandes objetivos, sino de cómo los van a identificar y sobre todo, generar en ellos el compromiso para su consecución.
• Reuniones de Trabajo: Explica cómo van a ser las reuniones operativas del área, con qué frecuencia, duración de las mismas y las reuniones de estrategia. Comenzando por una reunión individual para conocerse mejor.
• Relaciones de trabajo: Deja claro cómo te gustaría que fueran las relaciones contigo, entre ellos mismos, con los directivos y con el resto de los trabajadores. Haz mucho hincapié en los Valores que deseas fomentar y sobre todo en los comportamientos asociados.
• Explica grosso modo, cómo se aplicarán las prácticas de gestión de personas en la propia área, (selección del personal, evaluación del desempeño, formación y desarrollo, compensación y retribución salarial, etc.) las actuales y las mejoradas, siempre a partir de implementar pruebas pilotos, en la propia área.

5. Al final de la Reunión, deja tiempo para escuchar inquietudes y preocupaciones de tus nuevos colaboradores.

• Se HUMILDE, aunque tengas mucha experiencia, deja claro que todavía tienes mucho que aprender y que esperas que todos contribuyan a tu propio desarrollo en la empresa.
• Pide a alguien hable de forma general sobre la empresa y sobre el equipo. Haga preguntas. Te permitirá comprobar si lo que descubriste antes de la reunión, sobre lo que piensan tus directivos y jefes inmediatos acerca la empresa, coincide con los puntos de vista de tus nuevos colaboradores.
• Motívalos a hablar sobre sus principales preocupaciones relacionadas con el trabajo.
• Asegúrate de explicarles, cómo vas a identificar con ellos y a manejar sus Preocupaciones Personales.
• Agradece su participación de forma individual, haciendo un esfuerzo final por recordar sus nombres.

La primera reunión con tu nuevo equipo de trabajo, sin dudas reforzará o destruirá tu imagen ante tu gente.

De la calidad de estas primeras impresiones, en tu primera reunión con tu gente, dependerá en buena medida el éxito tuyo como jefe, no desaproveches la oportunidad de prepararla y desarrollarla bien.

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¿Me cuentas tus experiencias, ya sea como jefe o como colaborador,  en el desarrollo de tu primera reunión con tu nuevo equipo de trabajo?