¿Cómo delegar por primera vez y no morir en el intento?

Aprender a delegar es una de las habilidades más importantes que cualquier líder debe desarrollar, para obtener resultados extraordinarios. Pero no es hasta la primera vez que decides y/o puedes delegar, que verdaderamente entiendes su significado.

En este post, te contaré una mezcla de mis experiencias personales, más algunas otras por las que pasaron algunos colegas y que te ayudarán a incrementar tu efectividad y a no morir en el intento, en la difícil pero crucial tarea de delegar.

Hace unos meses leía un artículo muy inspirador de Richard Branson, donde hablaba sobre cuándo aprender y cuándo delegar y entre otras cosas decía, “Cuando yo intento una nueva tarea y descubro que no me gusta o simplemente no estoy hecho para eso, lo delego a alguien a quien le apasione el trabajo”.

¿Recuerdas la primera vez que tuviste que delegar?

Ese artículo, me hizo recordar la primera vez que tuve que enfrentar la difícil tarea de dirigir personas y más aún, cuando decidí delegar por primera vez, en mis colaboradores algunas tareas.

En este post, te contaré una mezcla de mis experiencias personales, más algunas otras por las que pasaron algunos colegas y que compartimos, en la Primera Graduación de Técnicas de Dirección para Mandos Medios, en el Sector Pesquero cubano.

Aquellos apuntes aún los conservo, los he enriquecido a lo largo de mi carrera como directivo e incluso los he utilizado en muchas sesiones de capacitación interna, en las empresas, para las cuales posteriormente trabajé. Estas experiencias te ayudarán a incrementar tu efectividad y a no morir en el intento, en la difícil pero crucial tarea de delegar.

En aquel entonces, estaba al frente de un equipo de especialistas de gestión de personas y mi jefe me había encargado la misión, de elaborar una propuesta de sistema de pago para estimular una nueva línea de producción, que recién se introducía en nuestra empresa. (Masa de Cangrejo de Tierra). Sabía que debía trabajar con al menos tres áreas: Comercial, Contabilidad y Finanzas y Producción, pues necesitábamos saber la nueva ficha de costo para producir una tonelada de Masa de Cangrejo de Tierra, más algunos aspectos tecnológicos, productivos y de mercado.

Pues escogí a 4 de los más experimentados colaboradores, me reuní con ellos, los actualicé de la nueva tarea y distribuí tareas a todos ellos. Confieso que tuve muchas dudas al principio, pensaba que nadie lo iba a hacer mejor que yo, quería estar en todas las discusiones a la vez y me estresé un poco.

Cuando me volví a sentar con todos ellos y con representantes de las tres áreas citadas anteriormente, a debatir los resultados y a armar la propuesta que yo ya tenía preconcebida (incluso la había colegiado con mi jefe superior y a él le gustaba), mi sorpresa fue tan grande que me dio rabia y hasta risa. Uno de ellos ya venía con una propuesta tan efectiva y tan sencilla, que no pude objetar nada.

Me dio vergüenza el hecho de haber sentido rabia, pero mi jefe, me dio una respuesta esperanzadora: “Juan Carlos simplemente estás empezando a pensar como jefe, ya no eres un especialista, no te puedes sentir mal porque alguien tenga una mejor idea que tú. De hecho tú contribuiste a eso, porque distribuiste bien las tareas a las personas que consideraste más capaces. En el próximo consejo de dirección, participarás con tus 4 colaboradores y explicarás los beneficios de tu propuesta. No te olvides de alabar la fuerza de nuestro equipo”. Fue una lección para toda la vida, la soberbia y la autosuficiencia no son buenas consejeras, para el trabajo en equipo y delegar, no es tan malo como lo pintan.

¿Qué otras lecciones he aprendido que te pueden ser útiles?

1. Delegar te da tiempo para hacer cosas más estratégicas.

• Un mando medio o un directivo que se considere líder, aprende a delegar, porque sabe que evitará sobrecargas innecesarias de trabajo, que lo pueden perjudicar con los plazos de entregas de tareas mucho más estratégicas para la organización.

2. Delegar te enseña a desarrollar a tus colaboradores.

• Lo más importante, que aprenderás de manera fácil a desarrollar a tus colaboradores, generando confianza y compromiso.

3. Delegar te enseña a evaluar personas.

• De uno mis mejores jefes aprendí, que el mejor directivo es aquel que tiene el “ojo clínico” para elegir a los mejores para hacer determinados trabajos.

4. Elige bien a quién le Delegarás.

• Elige a los que consideres más preparados para asumir cada tarea, pero sin olvidar al resto.
• ¿Cómo vas a desarrollar a todos tus colaboradores, si siempre delegas en las mismas personas?
• No olvides que si recargas siempre a las mismas personas con las tareas que delegas, éstas se desmotivarán, al percibir que el resto aporta poco.
• Mantén una observación cuidadosa con la actitud de tus colaboradores. Como en el béisbol, “quien te pida la bola para pitchear un juego importante, dásela”, aunque no tenga todas las habilidades en ese momento, su propia actitud lo conducirá a buscarlas y a aprenderlas.

5. Delegar te da credibilidad como jefe.

• Sobre todo paciencia y confianza, para dejarlos tomar sus propias decisiones.
• Tus colaboradores se sentirán “como tenidos en cuenta” y aumentarás su compromiso con la empresa, su motivación y su deseo de hacer las cosas bien. Recuerda que a todos nos gusta saber que aportamos a algo más grande.

6. Al Delegar no ejecutas acciones, pero debes priorizar su seguimiento.

• Aunque delegues una o varias tareas, continuarás siendo el responsable de sus resultados.
• Nunca creas que al delegar tareas, se acabó tu responsabilidad, al contrario es cuando empieza verdaderamente. Nunca justifiques ante tus superiores, algún fracaso, asegurándole que fue culpa de tus colaboradores. Tu desacreditación será por partida doble: ante tu jefe y ante tus colaboradores que dejarán de tenerte confianza.
• Trata de entender que simplemente cambiaste la función de ejecutar tareas por la del seguimiento de resultados.

7. Al Delegar no permitas la “Delegación Inversa”

• Dile NO, a las excesivas consultas de tus colaboradores sobre un asunto que hayas delegado, pero tampoco le des la espalda constantemente.
• No permita que este dañino hábito florezca en tu entorno, porque tendrás colaboradores que se acostumbrarán a lo más cómodo y créeme, la ley del menor esfuerzo existe.
• Por lo tanto debes educarlos a ser responsables de sus acciones, enseñarlos a correr riesgos compartidos y a tomar sus propias decisiones.

8. No Delegues solo lo que no te gusta y recuerda que son humanos.

• Dale tareas retadoras, donde tengan que movilizar sus competencias e involucrar a personas de otras áreas de la empresa, para estimular aún más la colaboración y el trabajo en equipo.
• No olvides que son humanos, que se equivocarán, aprenderán de sus errores y que debes asumir tú, la responsabilidad total.
• Deja que tu gente brille y reconoce el trabajo bien hecho.

9. Empieza el proceso de Delegación de tareas, preferentemente con tus relevos o sustitutos.

• Envía un mensaje a tus colaboradores que primero te importa la continuidad de la empresa.
• Estimula a tus relevos a buscar nuevas formas de hacer las cosas, con la participación del resto de tus colaboradores.

Para terminar, te aconsejo que nunca tengas miedo de perder tu puesto como mando medio o como directivo, por un buen trabajo de tus colaboradores, todo lo contrario. Cuando tu superior ve que tu equipo obtiene resultados, sabe que estás listo para empeños mayores, créeme, así funciona la mayoría de las veces.

¿Me cuentas cómo fue tu primera vez en la delegación de tareas o la de tus colegas?

¿Qué otras lecciones consideras que debes compartir?