Para nadie es un secreto
que no existe una sola
área de RRHH en el mundo, que pueda asumir y asegurar que todo lo que hace es
correcto.
Siempre van a ocurrir
desviaciones, errores, obstáculos en la implementación de sus políticas y
prácticas, incluso muchas de ellas con el paso del tiempo y con la evolución de
la propia empresa, pasarán al recuerdo y necesariamente aparecerán otras.
Lo importante es
contar con herramientas que te permitan ir corrigiendo el tiro en la Gestión de
RRHH y ayudar a cumplir los objetivos de tu empresa. Y en esto juega un papel importantísimo, las Auditorías Internas.
¿Qué tan seguro estás del
cumplimiento de las disposiciones legales en materia de RRHH en tu empresa?
¿Qué tan eficaces son tus
prácticas y procedimientos de RRHH?
¿Estás en condiciones de
justificar los costos de cada práctica de RRHH?
Si estás titubeando con las
respuestas de algunas de estas preguntas, te aconsejo que valores la
posibilidad de planificar y ejecutar una Auditoría Interna a tu Sistema de Gestión de RRHH.
Anécdota Personal:
Una de las primeras cosas
que hacía cuando asumía un cargo de Directivo de RRHH en alguna empresa (me ha
ocurrido 3 veces en mi vida laboral), era una Auditoría Interna a todo el Sistema de Gestión de RRHH
vigente, independientemente de que me
entregaran o no, un resumen con los principales problemas a los que me iba
enfrentar.
En muchos lugares esto es
una obligación hacerlo, pero en otros no tanto,
Más que liderar este
proceso de Auditoría, me
involucraba como un auditor más, pero
siempre dejaba claro que mis
intenciones eran conocer la situación
real, familiarizarme con los procesos de la empresa, medir el grado de
conocimientos demostrados de la gente que me iba a rodear y sobre todo,
mantener las prácticas que funcionaban y trazar una estrategia global, con
vistas a mejorar todas aquellas que necesitaran cambios.
Recuerdo con mucha
claridad, como en una ocasión “me pintaron un cuadro muy bonito” de una empresa
y cuando hicimos la Auditoría Interna Inicial, la cantidad de problemas
(oportunidades de mejoras, enfatizaba yo en mis conclusiones) que salieron a
relucir fue tan grande, que los integrantes del Consejo de Dirección quedaron
atónitos y se dieron cuenta de las fallas evidentes en el sistema de gestión de
calidad implantado y de lo peligroso que podía ser para el resto de los
sistemas de la empresa. Incluso uno de ellos, dijo una frase que me dio pie a
este Blog: “Auditar RRHH
no es solo revisar políticas”.
Hoy te quiero contar, algunas de las claves que
me funcionaron en la organización y ejecución de las
Auditorías Internas a la Gestión de RRHH.
Organización de Auditorías Internas a la
Gestión de RRHH.
- Programa Anual.
- No esperes a que otras personas decidan por ti. Como Director de RRHH, elabora una Propuesta de Programa Anual de Auditorías a RRHH, de conjunto con tu equipo e intégrala al Plan Anual de Auditorías de tu empresa.
- Especifica el alcance que tendrá cada Auditoría. Al menos una a todo el Sistema de Gestión de RRHH y algunas parciales a los subprocesos que más problemas históricamente han tenido.
- No trabajes para esperar las Auditorías ni las Internas, ni las Externas. No es malo revisarse antes la inminencia de una auditoría, pero lo aconsejable es educar a tus colaboradores en la implementación sistemática del Ciclo Deming o PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar o Mejorar), en cada uno de los subprocesos de RRHH.
- Verificar, significa que cada cierto tiempo ellos mismos se auto-controlen y detecten fallas, errores, omisiones, oportunidades de mejoras, etc., en cada uno de los subprocesos de RRHH que lideran y las discutan en reuniones de equipo.
- Estas acciones de autocontrol, deben estar en los planes mensuales de trabajo de tus colaboradores.
- Equipo de Auditores.
- Auditores Internos: Deja que el propio equipo de RRHH escoja o te proponga, quién o quiénes de ellos, deben estar en la Comisión Multidisciplinaria o Grupo de Auditores de la Empresa.
- Verifica que realmente tengan la capacidad para llevar a cabo una Auditoría, de lo contrario, capacítalos.
- Auditores Externos: Enseña a tu equipo a relacionarse, a ser receptivos y a trabajar con equipos de auditores externos. Los aprendizajes, “aunque en ocasiones duelan”, son muy útiles
- Procedimientos e instructivos.
- Independientemente de que en tu empresa haya un procedimiento general para hacer Auditorías, es aconsejable hacer un instructivo específico, en aras de agilizar el proceso posteriormente.
- Actualiza constantemente las Listas de Chequeos que vas a utilizar, recuerda que muchas legislaciones y políticas se cambian.
- Mantén actualizado el seguimiento a los principales indicadores del área o KPI’s.
- Te recomiendo encarecidamente implementar un Cuadro de Mando Integral en la gestión de RRHH.
- Describe y explica claramente cuándo una práctica de RRHH es efectiva.
- Puede ser en la ficha de procesos, si tienes implementado un sistema de gestión de calidad o un simple instructivo, donde expliques, qué condiciones se deben cumplir, o qué valores debe alcanzar cada indicador o KPI’s, para que una práctica o subproceso de RRHH, sea considerado efectivo o no.
Ejecución de las Auditorías Internas a
la Gestión de RRHH.
- Lista de Chequeo de los aspectos a evaluar en cada uno de los subprocesos de RRHH.
- Utiliza la Lista de Chequeo actualizada para diagnosticar y evaluar cada subproceso o el Sistema de Gestión de RRHH en su totalidad. (Profunda pero Simple, Marcar Sí o No en los ítems o aspectos a evaluar)
- Cuando detecten o marquen algún incumplimiento de la Lista de Chequeo o una No Conformidad, deben buscar las causas, evaluar el riesgo y la probabilidad de que ocurra nuevamente.
- También deben tener claro qué hay que hacer para que no vuelva a ocurrir-acciones preventivas- y qué hay que hacer para resolver el problema inmediatamente -acciones correctivas-.
- Evaluación de la efectividad de cada subproceso de RRHH.
- Si tienes implementado un Cuadro de Mando Integral en RRHH o cualquier otra herramienta que facilite el cálculo de tus KPI’s, será muchísimo más fácil esta evaluación.
- Al tener un seguimiento y control de los principales indicadores de cada subproceso, que responde a su vez a los principales objetivos de RRHH, podrás visualizar las desviaciones de los valores reales, de las metas o valores bases que te propusiste.
- Si no lo tienes implementado aún, tendrás que analizar el comportamiento de los indicadores que estés manejando en ese momento o los que tengas descritos en tus fichas de procesos.
- Existen muchas maneras para saber si una práctica de RRHH es efectiva o no, puedes combinar resultados positivos de indicadores en cada subproceso y prestablecer una cantidad mínima aceptable, puedes darles puntos o medir el peso específico de cada uno de los indicadores y sus resultados, sumarlos y compararlos contra una cantidad identificada como aceptable, etc.
- De cualquier manera, es importante que llegues a conclusiones definitivas si un subproceso o práctica de RRHH es efectivo o no.
- Por cierto estoy terminando de escribir un E-Book titulado, “Midiendo la Gestión de Personas paso a paso. 150 KPI’s que te ayudarán en tu empeño”, que saldrá a la venta muy pronto, donde te brindo una Guía Práctica para definir, escoger, medir y analizar el comportamiento de los KPI’s más adecuados, para gestionar personas en tu organización.
- Contiene 150 KPI’s organizados por subprocesos, por perspectivas del Cuadro de Mando Integral, con sus fórmulas y plantillas de cálculo y además se detallan algunas variantes de análisis y claves necesarias para que puedas llegar a conclusiones definitivas, sobre la efectividad de tus prácticas de gestión de personas. Espéralo, habrá sorpresas y algunos regalos para los fieles seguidores de este Blog.
- Informe Final
- Redactas un Informe Final que discutirás con tu equipo y con el Consejo de Dirección de tu empresa.
- La estructura de este informe, puede variar de una empresa a otra pero es aconsejable que al menos contenga los siguientes elementos: Objetivo, alcance, metodología de trabajo utilizada, valoración final de la Auditoría, principales resultados tanto de la lista de chequeo como de la efectividad de los subprocesos o sistema de gestión de RRHH, los principales hallazgos o evidencias que respaldan esas conclusiones, los riesgos a que se expone la empresa, las causas de los problemas detectados y por último, las recomendaciones o acciones a acometer para mejorar.
Auditar RRHH,
no es solo revisar políticas, hay que verificar
y asegurar que estas contribuyen
de verdad y de manera efectiva, al cumplimiento
de los objetivos de tu empresa.
Si te gustó el
Post, me ayudarías compartiéndolo con tus contactos en tus redes sociales.
¿Me cuentas tus
experiencias?
No comments:
Post a Comment