¿Cómo medir la Efectividad de un Subproceso de RRHH?

¿Cómo es posible que el capital humano sea reconocido como el activo más importante y a la misma vez sea el menos medido en la práctica?

Esta es una incongruencia que debe ser solucionada, si quieres gestionar las verdaderas palancas que generan las ventajas competitivas en tu empresa.

Parte de mi experiencia práctica te la quiero compartir en este Post, donde te explicaré en detalles y con ejemplos prácticos, la Segunda Variante o Método que yo he utilizado, para Evaluar la Efectividad de un Subproceso de RRHH por separado, específicamente, la de Peso Específico de cada Indicador dentro de un Subproceso de RRHH.

La escasez de estudios académicos, junto a la debilidad y practicidad de los modelos de medición existentes, me ha impulsado a poner en práctica, varios métodos de análisis a la hora de evaluar la Efectividad en RRHH.

La Metodología que utilizo, es simple y clara: es una combinación y adaptación del Modelo de Cuadro de Mando Integral desarrollado por los norteamericanos Robert Kaplan y David Norton, con un Procedimiento Propio que he logrado armar, a lo largo de mi carrera profesional y que incluyen, 9 métodos de análisis. Post recomendado: 

¿Qué debes hacer antes de desarrollar un Cuadro de Mando Integral en la Gestión de Personas? 8 Consejos Personales

Puedes acceder a mi Video Curso en Udemy, donde explico con ejemplos prácticos los 9 métodos. Acceso con grandes descuentos del 95%.

El concepto de Cuadro de Mando Integral, es simple y genial, traducir la estrategia de una empresa (en este caso la de RRHH) en objetivos, acciones y medidas concretas, que permitan saber si las mismas se están alcanzando y un sistema de alerta, que puede ser un semáforo de colores, que fuera capaz de detectar desviaciones y proponer nuevas soluciones o acciones de mejoras.

¿Cómo puedes medir la Efectividad de un Subproceso de RRHH?

Pasos previos:

1.   Define los Objetivos Anuales de cada subproceso de RRHH.

2.   Define los Indicadores o KPI’s que vas a asociar a esos objetivos de RRHH y que vas a medir, pues todo el Análisis posterior se inicia con la evaluación del comportamiento de tus indicadores.

3.   Si no los tienes definidos aún o tienes dificultades para hacerlo, te recomiendo inscribirte en mi Primer Vídeo Curso en Udemy, que ya es un Best Seller (más de 500 estudiantes de 23 países). Cómo construir tus KPI’s de RRHH en tuorganización. 180 KPI’s que te ayudarán en tu empeño. (ahora actualizado con 300 KPIs). Ahí te doy el procedimiento  y todas las herramientas y plantillas necesarias, para que identifiques todos los KPI’s de RRHH que necesita tu organización.

4.   Asegúrate que tus indicadores midan tus Objetivos principales en RRHH y que estos guarden relación con los Objetivos de tu empresa, si no, puedes estar midiendo algo que no le interese a tu empresa.

5.   Ordena y clasifica tus Indicadores o KPI’s de RRHH en las 4 Perspectivas del CMI. (KPIs Financieros, de Clientes, de Procesos Internos y de Aprendizaje y Crecimiento)

6.   Establece una Ficha que caracterice a cada Indicador o KPI’s que estés midiendo, donde definas fórmula de cálculo, metas, etc. Ver post.

7.   Una vez que ya tengas clasificados y ordenados tus KPI’s por Perspectivas, puedes utilizar el siguiente Formato de Tabla, para comenzar a darle seguimiento en el tiempo.

Pasos del Primer Método de Análisis:

¿Cómo puedes implementar este Método de Análisis?

A continuación te lo explico a través de un ejemplo práctico. Subproceso de Reclutamiento y Selección del Personal, pero con algunos KPIs

§  PASO No 1: Define y establece una Puntuación Básica a cada Rango de Metas o Color de Alerta de los comportamientos esperados en cada KPI.

§  Fíjate en la esquina superior derecha de esta tabla. Otórgale a los indicadores que muestren resultados positivos, es decir, los de color Verde, por ejemplo, 100 puntos, a los Amarillos, 70 puntos y a los Rojos, 0 Puntos o la combinación que estimes conveniente, pero siempre bien diferenciada.

§  PASO No 2: Otórgale  una Puntuación Base Real a cada KPI, (100, 70 ó 0 puntos) según el comportamiento real de los mismos y el Color que mostraron.

§  Es decir tomas como referencia los resultados reales de tus KPI’s contra los Valores Metas que se muestran la Tabla 1

§  y los trasladas a la Tabla No 1. Entonces aplicas la Puntuación Básica que ya estableciste en el Paso No 1, que quedaría así, es decir un solo KPI con 100 puntos y color verde, 2 con Amarillo y 70 puntos y el resto Rojos con 0 Puntos.

§  PASO No 3: Define un Peso Específico para cada Indicador o KPI, de acuerdo a su importancia e influencia en el logro de los objetivos de cualquier Subproceso de RRHH. Te pones de acuerdo con tu equipo de RRHH y le otorgas una puntuación a cada KPI. Ten presente que la Sumatoria de todos los Pesos Específicos, siempre será igual a 100 puntos. En este caso consideraron que el Objetivo y a su vez el KPI de mayor importancia era el Tiempo promedio hasta cubrir una vacante. En tu caso particular, eres tú quien decide esa puntuación y esa jerarquización entre indicadores.

§  PASO No 4: Calcula los Puntos Reales Obtenidos en cada Indicador, multiplicando su Peso Específico por la Puntuación Básica Real. Es decir 25% por 0 igual a 0, 5% por 70 igual a 3.5 puntos, 25% por 0 igual a 0, 20% por 70 igual a 14 puntos, 5% por 100 igual a 5 puntos. Sumas todos esos puntos y obtienes una Puntuación Total de 22.5 puntos.

§  PASO No 5: Define los Criterios o la cantidad de puntos que necesitaría tu Subproceso de RyS en tu empresa, para considerarlo Efectivo, Medianamente Efectivo o Inefectivo. Incluso puedes crear otros niveles o rangos de Efectividad, recuerda que en el Método No 1 utilizamos 5 niveles.

Tabla No 2: Criterios para medir la Efectividad del Reclutamiento y Selección del personal

§  §  PASO No 6: Compara la Puntuación Total Obtenida de 22.5 puntos con los Criterios o Puntos para medir el Grado de Efectividad que estableciste en la Tabla No 2  y podrás definir de manera fácil, si fue efectivo o no, este Subproceso de RyS.

Como ves, es muy fácil llegar a estas Conclusiones:

Tu Subproceso de Reclutamiento y Selección en este período fue INEFECTIVO 22.5 puntos reales < 50 PUNTOS

Te recuerdo que como cualquier método o técnica de análisis, tiene ventajas y desventajas:

Ventajas: Esta Variante define mejor el grado de efectividad, al discriminar y tener en cuenta la importancia relativa de cada Objetivo de RRHH.

Desventajas: Puede tener algún grado de subjetividad a la hora de valorar los pesos específicos o grados de importancia relativa de cada Objetivo de RRHH, pues dependerá de tu pericia, experiencia y de la manera en que lo vean tus directivos.

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Saludos y cualquier duda que tengas en el tema de mediciones y análisis en RRHH, puedes contar con mi ayuda y asesoría.